¿Cómo requerir un acuerdo NDA antes de ver los documentos?

Asegurarse de que los usuarios firmen un Acuerdo de Confidencialidad (NDA) antes de acceder a tus documentos es crucial para mantener la confidencialidad y proteger la información sensible. Con Papermark, puedes configurar esto fácilmente conectando tu NDA a los enlaces de tus documentos. Esta guía te mostrará los pasos para conectar un NDA antes de que los usuarios puedan acceder a tus documentos en Papermark.

Paso 1: Añade documentos o crea una Data Room

Primero, necesitas añadir los documentos que quieres compartir o crear una Sala de Datos para organizar múltiples archivos y carpetas. Así es como se hace:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Papermark.
2. Navega a la sección "Subir" para añadir documentos individuales, o ve a "Crear Sala de Datos" para organizar tus archivos en una carpeta estructurada.
3. Sube tus documentos o configura tu Sala de Datos con los archivos necesarios.

Subir documentos

Paso 2: Crea un enlace compartible

Una vez que tus documentos o Data Room estén listos, el siguiente paso es crear un enlace compartible:

1. Ve al panel de control del documento o Data Room.
2. Encuentra y haz clic en la opción "Create Link" para generar un enlace único para compartir.

Paso 3: Configura los ajustes del enlace y selecciona los acuerdos

Para asegurar que los usuarios firmen tu NDA antes de acceder a los documentos, necesitas configurar los ajustes del enlace:

1. Accede a los ajustes del enlace. Esta opción generalmente está disponible al crear o editar tu enlace compartible.
2. Selecciona la opción "Agreements" en los ajustes del enlace.

Paso 4: Conecta tu acuerdo NDA

Papermark ofrece varias formas de configurar tu acuerdo de NDA:

• Plantilla de firma (recomendado): Sube tu NDA como PDF y coloca campos en él (firma, nombre, correo electrónico, iniciales, fecha, texto y más), luego asígnalos al visualizador. El visualizador firma el documento dentro de Papermark antes de obtener acceso.
• Enlace a un acuerdo en línea: Proporciona una URL a tu NDA alojado en línea; el visualizador lo acepta con una casilla de verificación.
• Sube un PDF o pega el texto: Añade un PDF o un acuerdo en texto sin formato que el visualizador acepta con una casilla de verificación.

Elige el método que mejor se adapte a tus necesidades y asegúrate de que tu NDA esté correctamente configurado.

Cuando utilizas una plantilla de firma, colocas y asignas los campos que el visualizador debe completar y luego haces clic en Actualizar plantilla para guardarlo.

Los acuerdos de NDA están disponibles en el plan Data Rooms (y durante el período de prueba gratuito).

Paso 5: Compartir el enlace

Tras configurar el acuerdo de NDA, ya puedes compartir el enlace con los destinatarios previstos. Los visualizadores deberán firmar el NDA antes de obtener acceso a los documentos. El visualizador, al acceder al documento, deberá aceptar el NDA.

Paso 6: Hacer seguimiento de la aceptación del NDA

La función de analíticas de Papermark te permite hacer seguimiento de quién ha firmado el acuerdo de NDA:

1. Ve a la sección de análisis de tu panel de Papermark.
2. Monitorea la actividad para ver quién firmó o aceptó el NDA y cuándo.

Cada aceptación se registra con el nombre del firmante, su correo electrónico y la marca de tiempo, y el PDF firmado se guarda para que puedas descargarlo más adelante. Esto te garantiza poder verificar que todos los visualizadores han aceptado los términos antes de acceder a tus documentos.

Conclusión

Conectar un acuerdo de NDA antes de permitir que los visualizadores accedan a tus documentos en Papermark es un proceso sencillo que mejora la seguridad y la confidencialidad. Siguiendo estos pasos, puedes asegurarte de que todos los visualizadores firmen los acuerdos necesarios y hacer un seguimiento de sus aceptaciones a través de las sólidas funciones de análisis de Papermark.

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