Wie kontrollierst du, wer neue Uploads in deinem Datenraum sieht?
Wenn du Dokumente zu einem aktiven Datenraum hinzufügst, möchtest du in der Regel nicht, dass sie automatisch für alle Besucher sichtbar sind. Mit den Upload-Sichtbarkeitseinstellungen kannst du festlegen, was passiert, sobald eine neue Datei in deinem Datenraum landet – so kannst du Veröffentlichungen während der Due Diligence gezielt steuern, ohne versehentlich Zugriff zu gewähren.
Die Upload-Sichtbarkeit ist im Data Rooms-Plan und höher verfügbar.
Was die Upload-Sichtbarkeit steuert
Die Upload-Sichtbarkeit legt die Standard-Zugriffsregel fest, die auf ein Dokument angewendet wird, sobald es hochgeladen wird. Sie funktioniert zusammen mit granularen Dateiberechtigungen und Besuchergruppen.
Du kannst zwischen drei Optionen wählen:
| Sichtbarkeitsoption | Was beim Upload passiert |
|---|---|
| Alle Besucher | Jeder mit Zugriff auf den Datenraum sieht neue Uploads sofort |
| Bestimmte Gruppen | Nur ausgewählte Besuchergruppen sehen den neuen Inhalt |
| Standardmäßig verborgen | Neue Uploads bleiben verborgen, bis du den Zugriff ausdrücklich gewährst |
Jede Option kann auf Datenraum-Ebene, Ordner-Ebene oder pro Upload-Session festgelegt werden, sodass du innerhalb desselben Datenraums verschiedene Strategien kombinieren kannst.
Schritt für Schritt: Standard-Upload-Einstellung für den gesamten Datenraum festlegen
- Melde dich bei Papermark an und öffne deinen Datenraum.
- Klicke auf den Reiter Einstellungen.
- Öffne den Bereich Berechtigungen.
- Suche Standardberechtigungen für neue Dokumente und wähle eine der drei oben genannten Optionen.
- Speichere deine Änderungen.
Ab sofort folgt jeder neue Upload der von dir ausgewählten Regel.
Schritt für Schritt: Eine Regel pro Ordner festlegen
Wenn dein Datenraum unterschiedliche Vertraulichkeitsstufen pro Ordner hat (zum Beispiel einen öffentlich zugänglichen Ordner und einen eingeschränkten Finanzordner), kannst du die Standardeinstellung pro Ordner überschreiben.
- Öffne den Ordner in deinem Datenraum.
- Klicke auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Ordnernamen.
- Wähle Ordnereinstellungen.
- Lege die Upload-Sichtbarkeit für Dokumente fest, die diesem Ordner hinzugefügt werden.
Unterordner übernehmen die Einstellung des übergeordneten Ordners, sofern du sie nicht explizit änderst.
Anwendungsfälle für stufenweise Dokumentenveröffentlichungen
- Phasenbasierte M&A-Due-Diligence: Halte erweiterte Finanzmodelle verborgen, bis interessierte Käufer eine zusätzliche NDA unterzeichnen, und schalte sie dann auf sichtbar.
- Investorenstufen: Zeige allen Investoren die wichtigsten Kennzahlen, schränke jedoch Kundenverträge auf die Gruppe des Lead-Investors ein.
- Compliance-Prüfungen: Lade Richtlinienentwürfe als verborgen hoch, teile sie nur mit internen Prüfern und schalte sie nach der Freigabe für alle Besucher sichtbar.
- Lieferanten-Onboarding: Lege sensible technische Spezifikationen in einem verborgenen Ordner ab, bis ein Partner die Vereinbarung unterzeichnet.
Wie die Sichtbarkeit mit Gruppen und Berechtigungen zusammenwirkt
Die Upload-Sichtbarkeit legt den Standard für neue Dokumente fest. Nach dem Upload kannst du den Standard jederzeit auf Dokumentenebene mithilfe von granularen Dateiberechtigungen überschreiben.
Wenn du Bestimmte Gruppen auswählst:
- Die Sichtbarkeitsregel gilt für die von dir ausgewählten Besuchergruppen
- Neue Uploads werden automatisch zu den zulässigen Dateien jeder Gruppe hinzugefügt
- Gruppen, die nicht auf der Liste stehen, können die neuen Uploads erst sehen, wenn du ihnen Zugriff gewährst
Wenn du Standardmäßig ausgeblendet auswählst:
- Neue Uploads sind für jeden Besucher unsichtbar, einschließlich Admin-Betrachtern ohne expliziten Zugriff
- Du behältst die Kontrolle darüber, wann jedes Dokument veröffentlicht wird
- Dies ist die sicherste Option für aktive Deal Rooms mit häufigen Aktualisierungen
Häufig gestellte Fragen
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