Wie kontrollierst du, wer neue Uploads in deinem Datenraum sieht?
Wenn du Dokumente zu einem aktiven Datenraum hinzufügst, möchtest du in der Regel nicht, dass sie automatisch für alle Besucher sichtbar sind. Mit den Upload-Sichtbarkeitseinstellungen kannst du festlegen, was passiert, sobald eine neue Datei in deinem Datenraum landet – so kannst du Veröffentlichungen während der Due Diligence gezielt steuern, ohne versehentlich Zugriff zu gewähren.
Die Upload-Sichtbarkeit ist im Data Rooms-Plan und höher verfügbar.
Was die Upload-Sichtbarkeit steuert
Die Upload-Sichtbarkeit legt die Standard-Zugriffsregel fest, die auf ein Dokument angewendet wird, sobald es hochgeladen wird. Sie funktioniert zusammen mit granularen Dateiberechtigungen und Besuchergruppen.
Du kannst zwischen drei Optionen wählen:
| Sichtbarkeitsoption | Was beim Upload passiert |
|---|---|
| Alle Besucher | Jeder mit Zugriff auf den Datenraum sieht neue Uploads sofort |
| Bestimmte Gruppen | Nur ausgewählte Besuchergruppen sehen den neuen Inhalt |
| Standardmäßig verborgen | Neue Uploads bleiben verborgen, bis du den Zugriff ausdrücklich gewährst |
Jede Option kann auf Datenraum-Ebene, Ordner-Ebene oder pro Upload-Session festgelegt werden, sodass du innerhalb desselben Datenraums verschiedene Strategien kombinieren kannst.
Schritt für Schritt: Standard-Upload-Einstellung für den gesamten Datenraum festlegen
- Melde dich bei Papermark an und öffne deinen Datenraum.
- Klicke auf den Reiter Einstellungen.
- Öffne den Bereich Berechtigungen.
- Suche Standardberechtigungen für neue Dokumente und wähle eine der drei oben genannten Optionen.
- Speichere deine Änderungen.
Ab sofort folgt jeder neue Upload der von Ihnen gewählten Regel.
Schritt für Schritt: Eine Regel pro Ordner festlegen
Wenn Ihr Datenraum unterschiedliche Vertraulichkeitsstufen pro Ordner hat (zum Beispiel einen öffentlich zugänglichen Ordner und einen eingeschränkten Finanzordner), können Sie die Standardeinstellung pro Ordner überschreiben.
- Öffnen Sie den Ordner in Ihrem Datenraum.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Ordnernamen.
- Wählen Sie Ordnereinstellungen.
- Legen Sie die Upload-Sichtbarkeit für Dokumente fest, die diesem Ordner hinzugefügt werden.
Unterordner übernehmen die Einstellung des übergeordneten Ordners, sofern Sie diese nicht explizit ändern.
Anwendungsfälle für gestaffelte Dokumentenveröffentlichungen
- Phasenbasierte M&A-Due-Diligence: Halten Sie erweiterte Finanzmodelle verborgen, bis interessierte Käufer eine zusätzliche NDA unterzeichnen, und schalten Sie sie dann auf sichtbar.
- Investoren-Stufen: Zeigen Sie allen Investoren die wichtigsten Kennzahlen, beschränken Sie Kundenverträge jedoch auf die Gruppe des Lead-Investors.
- Compliance-Prüfungen: Laden Sie Richtlinienentwürfe als verborgen hoch, teilen Sie sie nur mit internen Prüfern und schalten Sie sie nach der Freigabe für alle Besucher sichtbar.
- Lieferanten-Onboarding: Legen Sie sensible technische Spezifikationen in einen versteckten Ordner, bis ein Partner die Vereinbarung unterzeichnet hat.
Wie Sichtbarkeit mit Gruppen und Berechtigungen zusammenwirkt
Die Upload-Sichtbarkeit legt den Standard für neue Dokumente fest. Nach dem Upload können Sie den Standard jederzeit auf Dokumentenebene mit granularen Dateiberechtigungen überschreiben.
Wenn Sie Bestimmte Gruppen auswählen:
- Die Sichtbarkeitsregel gilt für die von Ihnen ausgewählten Besuchergruppen
- Neue Uploads werden automatisch zu den erlaubten Dateien jeder Gruppe hinzugefügt
- Gruppen, die nicht auf der Liste stehen, können die neuen Uploads erst sehen, wenn Sie den Zugriff gewähren
Wenn du Standardmäßig ausgeblendet wählst:
- Neue Uploads sind für alle Besucher unsichtbar, einschließlich Admin-Betrachter ohne expliziten Zugriff
- Du behältst die Kontrolle darüber, wann jedes Dokument veröffentlicht wird
- Dies ist die sicherste Option für aktive Deal Rooms mit häufigen Aktualisierungen
Häufig gestellte Fragen
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