Wie kann man in einem Datenraum über alle Dokumente hinweg suchen?

Große Datenräume können Hunderte von Dateien in tief verschachtelten Ordnerstrukturen enthalten. Die besucherseitige Suchleiste ermöglicht es Besuchern, eine Suchanfrage einzugeben und sofort alle Dokumente zu sehen, deren Namen übereinstimmen – mit direkten Sprunglinks, sodass sie den Ordnerbaum nicht manuell durchsuchen müssen.

Die Besuchersuche ist in jedem Tarif verfügbar, der Datenräume unterstützt, beginnend mit dem Data Rooms-Tarif. Sie ist für Besucher immer aktiv und muss nicht pro Link aktiviert werden.

Was die Besuchersuche leistet

Für Besucher in deinem Datenraum:

• Eine Suchleiste befindet sich oben in der Dateiliste
• Die Eingabe filtert Dokumente und Ordner nach Namen während der Eingabe
• Die Ergebnisse zeigen den Dateinamen, den Ordnerpfad und einen direkten Sprunglink
• Die Suche berücksichtigt Berechtigungen, sodass Besucher nur Dokumente sehen, auf die sie Zugriff haben

Als Datenraum-Inhaber ist kein Setup erforderlich. Die Suche ist standardmäßig für alle Besucher aktiviert.

Wonach du suchen kannst

• Dateinamen aller Dokumente im Datenraum
• Ordnernamen
• Als externe Links hinzugefügte Einträge
• Automatisch generierte Indexnummern wie 2.1.3

Die Betrachtersuche gleicht Namen ab, nicht den Dokumentinhalt. Um innerhalb von Dokumentinhalten zu suchen, verwende stattdessen den KI-Agenten für Datenräume.

Betrachterablauf: Wie Besucher suchen

1. Der Besucher öffnet den Datenraumlink und verifiziert seine E-Mail-Adresse.
2. Der Besucher klickt auf die Suchleiste oben in der Dateiliste (oder drückt / als Tastenkürzel).
3. Der Besucher gibt eine Suchanfrage ein.
4. Ergebnisse erscheinen sofort, nach Ordner gruppiert.
5. Der Besucher klickt auf ein Ergebnis, um direkt zur Dokumentvorschau zu springen.

So hilfst du Besuchern, Dokumente schneller zu finden

Als Datenraum-Inhaber kannst du die Suchergebnisse nützlicher gestalten, indem du einige Namenskonventionen befolgst.

• Verwende aussagekräftige Dateinamen. Acme_master_services_agreement_v3.pdf lässt sich viel einfacher suchen als MSA-v3.pdf.
• Verwende einheitliche Präfixe. Q3-2025-financials.xlsx, Q4-2025-financials.xlsx erleichtert die Suche nach Quartal.
• Nummeriere Abschnitte. Kombiniere dies mit der automatischen Indexnummerierung, damit Besucher nach Index suchen können (3.2, 4.1).
• Vermeide Abkürzungen. Schreibe Begriffe in Dateinamen wo möglich aus.
• Passe die Sprache deiner Zielgruppe an. Wenn deine Betrachter Englisch sprechen, verwende englische Dateinamen.

Anwendungsfälle

• Käuferseiten-Anwälte: suche nach „Freistellung“ in einem Datenraum mit Verträgen.
• Prüfer: springe direkt zu bestimmten Nachweisdateien wie „Q4-2025-Umsatzrealisierung“.
• Investoren: finde schnell das aktuellste Pitch-Deck oder Finanzmodell.
• Käufer bei M&A: gib einen Anbieternamen ein, um sofort alle zugehörigen Dokumente anzuzeigen.

Häufig gestellte Fragen

Verwandte Anleitungen

• So aktivierst du die Indexgenerierung für deinen Datenraum
• KI-Assistent für Datenräume verwenden
• So organisierst du Dokumente in Ordnern
• So fügst du Dokumente zu deinem Datenraum hinzu

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