¿Cómo habilitar solicitudes de archivos en tu sala de datos?

¿Necesitas recopilar documentos de forma segura de terceros? Las salas de datos de Papermark te permiten crear enlaces que permiten a otros subir archivos directamente a tu sala de datos de manera segura y organizada.

Todas las entregas de archivos se registran en tus análisis, proporcionándote un registro claro de quién envió qué y cuándo.

Las solicitudes de archivos pueden habilitarse a través de la configuración de compartir de tu sala de datos. Así es como encontrar y habilitar esta función.

Configuración paso a paso

1. Navega a tu sala de datos – Desde tu panel de control:
   • Haz clic en "Datarooms" en la barra lateral
   • Selecciona la sala de datos que quieres configurar

2. Accede a la configuración de compartir – En tu sala de datos:

   • Haz clic en el botón "Compartir"
   • Esto abrirá el panel de creación de enlaces

3. Encuentra la configuración de solicitud de archivos – En la configuración de enlaces:

   • Desplázate hacia abajo para encontrar "Controles Avanzados"
   • Haz clic para expandir la sección

4. Habilita las solicitudes de archivos – En Controles Avanzados:

   • Encuentra "Habilitar solicitudes de archivos"
   • Activa el interruptor para permitir que los visitantes suban archivos
   • Verás el mensaje "Los visitantes pueden subir archivos a la sala de datos"

5. Configura la carpeta de subida (Opcional):
   • Busca "Subir a carpeta específica"
   • Ya sea:
     • Dejar en blanco para permitir que los visitantes elijan la carpeta
     • Seleccionar una carpeta específica para todas las subidas
   • Usa el menú desplegable para elegir la carpeta de destino

6. Establecer seguridad adicional – Considera activar:

   • Protección con contraseña
   • Fecha de caducidad
   • Protección contra capturas de pantalla
   • Marcas de agua
   • Requisito de NDA

7. Personalizar experiencia – Ajustes opcionales:

   • Habilitar conversaciones de preguntas y respuestas para:
     • Permitir que los visitantes hagan preguntas sobre las cargas
     • Discutir requisitos directamente en la sala de datos
     • Mantener toda la comunicación en un solo lugar
   • Añadir campos personalizados para recopilar:
     • Información de la empresa
     • Detalles del proyecto
     • Descripciones de documentos
     • Contexto adicional sobre las cargas
   • Habilitar generación de archivo índice
   • Añadir etiquetas para organización

Gestión de solicitudes de archivos

Después de habilitar las solicitudes de archivos, puedes:

• Monitorear cargas en tiempo real
• Revisar archivos antes de aceptarlos
• Organizar envíos en carpetas
• Seguir analíticas de todas las cargas

Consejos para el éxito

• Habilita la protección con contraseña para cargas sensibles
• Establece una fecha de caducidad para solicitudes con plazos definidos
• Usa campos personalizados para recopilar contexto adicional
• Habilita preguntas y respuestas si necesitas comunicarte con los usuarios que cargan archivos
• Revisa la configuración de seguridad regularmente
• Considera requerir NDAs para materiales confidenciales

Preguntas frecuentes

P: ¿Dónde aparecen los archivos cargados?
Los archivos aparecen en la carpeta especificada o en la raíz de tu sala de datos si no se selecciona ninguna carpeta.

P: ¿Puedo controlar quién puede cargar archivos?
Sí, usando protección con contraseña, verificación de correo electrónico y requisitos de NDA.

P: ¿Puedo desactivar las solicitudes de archivos después de habilitarlas?
Sí, puedes desactivar las solicitudes de archivos en cualquier momento en la configuración del enlace.

P: ¿Necesito enlaces separados para ver y cargar?
No, el mismo enlace puede usarse tanto para ver como para cargar si habilitas las solicitudes de archivos.

P: ¿Puedo comunicarme con los usuarios que suben archivos sobre sus envíos?
Sí, habilita las Conversaciones de Preguntas y Respuestas para discutir requisitos y proporcionar retroalimentación directamente en la sala de datos.

P: ¿Cómo puedo recopilar información adicional con las cargas?
Utiliza Campos Personalizados para recopilar información estructurada como detalles de la empresa, descripciones de documentos o cualquier otro dato relevante junto con las cargas.

Guías relacionadas

• Cómo crear una sala de datos
• Configuración de permisos de enlaces
• Gestión de la seguridad de la sala de datos

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