¿Cómo organizar documentos en carpetas?

Agregar Carpeta

Mantén tus documentos organizados con el sistema de carpetas de Papermark que te permite categorizar tus documentos, facilitando su búsqueda y compartición.

Aquí te explicamos cómo puedes utilizar las carpetas en Papermark para mantener tus documentos perfectamente organizados.

Crear y usar carpetas

Añadir a carpetas: Los documentos existentes pueden añadirse a carpetas. Esto te ayuda a categorizar documentos por proyecto, cliente o cualquier otro sistema que se adapte a tu flujo de trabajo.
Nuevos documentos en carpetas: Cuando subes nuevos documentos, puedes añadirlos directamente a las carpetas apropiadas, manteniendo todo organizado desde el principio.

Gestión de documentos dentro de las carpetas

Mover documentos: Tienes la flexibilidad de mover documentos entre carpetas. Si la relevancia de un documento cambia o si es parte de un proyecto completado, simplemente muévelo a la carpeta correcta.
Navegación por carpetas: Navega a través de tus carpetas para encontrar documentos específicos rápidamente. Esto es especialmente útil cuando manejas una gran cantidad de documentos.

Mueve carpetas con arrastrar y soltar

Puedes reorganizar la estructura de tu sala de datos sin necesidad de recrear carpetas ni perder permisos. Arrastra cualquier carpeta a una nueva ubicación en la jerarquía y suéltala allí. Las subcarpetas se mueven junto con la carpeta principal, y todos los documentos y permisos dentro de la carpeta desplazada se conservan.

Cómo hacerlo:

Abre tu sala de datos.
Haz clic y mantén presionada cualquier carpeta en la lista de archivos o en la barra lateral.
Arrástrala a una nueva carpeta principal o al nivel raíz.
Suéltala. Papermark actualiza la estructura al instante.

Qué se conserva al mover una carpeta:

Cada documento dentro, incluidas las subcarpetas anidadas
Las reglas de permisos de archivos y acceso por grupos
Los enlaces de uso compartido existentes que apuntan a documentos dentro de la carpeta
La numeración del índice se actualiza automáticamente según la nueva posición

Beneficios de usar carpetas

Accesibilidad mejorada: Las carpetas facilitan que tú y tu equipo accedan rápidamente a los documentos correctos.
Mejor uso compartido: Comparte una sala de datos completa, una forma de compartir múltiples archivos con Papermark.
Revisiones organizadas: Lleva un registro de las versiones de los documentos organizándolos en carpetas, manteniendo un historial claro de su evolución.

Pasos para organizar documentos en carpetas

Elige un documento: Selecciona el documento que deseas organizar desde tu panel de control.
Selecciona la opción de carpeta: Busca la opción para mover o añadir el documento a una carpeta.
Elige o crea una carpeta: Selecciona una carpeta existente o crea una nueva donde colocar tu documento.
Confirma la organización: Confirma tu elección para mover o añadir el documento a la carpeta.
Repite: Repite el proceso con otros documentos según sea necesario.

También puedes convertir carpetas en salas de datos y crear una estructura de carpetas para sala de datos en su interior.

Seguimiento de análisis

Es posible realizar un seguimiento de análisis para cada documento o para una sala de datos compartida

Análisis y carpetas

Conclusión

Las carpetas en Papermark son una forma poderosa de mantener tus documentos organizados y accesibles. Ya sea que estés ordenando documentos existentes o cargando nuevos, las carpetas ayudan a categorizar tu contenido de manera lógica, haciendo que la gestión y el uso compartido sean simples y eficientes.