Comment envoyer un fichier Excel par e-mail (MÉTHODES FACILES)

L'envoi de fichiers Excel par e-mail peut parfois être difficile, surtout lorsqu'il s'agit de fichiers volumineux ou de plusieurs feuilles de calcul. Ce guide vous montrera plusieurs méthodes pour surmonter ces obstacles, en mettant l'accent sur l'utilisation de Papermark pour un partage de fichiers efficace et sécurisé.

Récapitulatif rapide des méthodes

1. Papermark : Convertissez les fichiers Excel en liens partageables ou créez une data room pour plusieurs fichiers.
2. Pièce jointe directe par e-mail : Joignez directement de petits fichiers Excel à votre e-mail.
3. Services de stockage cloud : Téléchargez sur des services comme Google Drive ou OneDrive et partagez le lien.
4. Compressez le fichier Excel : Réduisez la taille du fichier à l'aide d'outils de compression.
5. Services de transfert de fichiers : Utilisez des plateformes comme WeTransfer ou SendAnywhere.

Méthode 1 : Transformer Excel en lien partageable

Papermark offre des solutions puissantes pour l'envoi de fichiers Excel : création de liens partageables pour des fichiers individuels et mise en place de data rooms pour plusieurs documents.

A. Transformer des fichiers Excel en liens partageables

1. Connectez-vous à Papermark : Accédez à votre compte Papermark ou inscrivez-vous si vous n'en avez pas.

2. Téléchargez votre fichier Excel : Cliquez sur le bouton "Upload" et sélectionnez votre fichier Excel.

3. Générer un lien : Une fois téléchargé, Papermark générera automatiquement un lien partageable.

4. Personnaliser les paramètres (Facultatif) : Définissez les autorisations d'accès, ajoutez une protection par mot de passe ou personnalisez l'expérience de visualisation.

5. Copier et partager : Copiez le lien généré et collez-le dans votre email.

6. Analyser les consultations du fichier : Suivez l'engagement avec votre fichier Excel à l'aide du tableau de bord analytique de Papermark.

B. Créer une data room pour plusieurs fichiers

Pour partager plusieurs fichiers Excel ou créer une présentation professionnelle :

1. Créer une data room : Dans votre tableau de bord Papermark, créez une nouvelle data room.

2. Télécharger des fichiers Excel : Ajoutez tous vos fichiers Excel à la data room.

3. Personnaliser l'image de marque : Ajoutez votre logo et personnalisez l'apparence.

4. Définir les autorisations d'accès : Contrôlez qui peut consulter ou télécharger les fichiers.

5. Partager un seul lien : Envoyez un lien unique qui donne accès à tous vos fichiers Excel.

L'utilisation de Papermark offre plusieurs avantages :

• Partager plusieurs fichiers avec un seul lien
• Suivre l'engagement et les consultations
• Maintenir une apparence professionnelle et personnalisée
• Assurer la sécurité avec des contrôles d'accès

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Méthode 2 : Pièce jointe directe par e-mail

Pour les petits fichiers Excel :

1. Ouvrez votre client de messagerie et composez un nouveau message.
2. Cliquez sur l'icône de pièce jointe ou l'option "Joindre un fichier".
3. Naviguez jusqu'à votre fichier Excel et sélectionnez-le.
4. Ajoutez votre message et envoyez l'e-mail.

Remarque : La plupart des services de messagerie ont une limite de 25 Mo pour les pièces jointes.

Méthode 3 : Utiliser des services de stockage cloud

1. Téléchargez vers le stockage cloud : Utilisez des services comme Google Drive, OneDrive ou Dropbox.
2. Générez un lien partageable : Créez un lien vers votre fichier téléchargé.
3. Envoyez le lien : Incluez le lien dans votre e-mail au lieu de joindre le fichier.

Méthode 4 : Compresser le fichier Excel

1. Utilisez des outils de compression : Utilisez la compression intégrée de Windows ou des outils tiers.
2. Vérifiez l'intégrité du fichier : Assurez-vous que la compression n'affecte pas la fonctionnalité du fichier Excel.
3. Joignez le fichier compressé : S'il est assez petit, joignez-le directement à votre e-mail.

Méthode 5 : Utiliser des services de transfert de fichiers

1. Choisissez un service : WeTransfer, SendAnywhere ou des plateformes similaires.
2. Téléchargez votre fichier : Suivez les instructions du service pour télécharger.
3. Partagez le lien de téléchargement : Envoyez le lien fourni par e-mail.

Conclusion

Bien qu'il existe plusieurs méthodes pour envoyer des fichiers Excel par e-mail, l'utilisation de Papermark offre une solution complète, particulièrement lorsqu'il s'agit de gérer plusieurs fichiers ou de nécessiter une présentation professionnelle. Elle combine facilité d'utilisation avec des fonctionnalités puissantes de suivi et de sécurité, ce qui en fait un choix idéal pour les entreprises et les professionnels.

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