Puis-je changer la valeur par défaut au cours d'une opération ?

Oui. Modifiez la stratégie à tout moment : elle s'appliquera lors du prochain téléchargement. Les fichiers déjà importés conservent leurs autorisations actuelles.

Que se passe-t-il si j’oublie de définir les autorisations après un téléchargement « caché par défaut » ?

Le document reste invisible tant que vous n'accordez pas l'accès. Il n'y a donc aucun risque d'exposition accidentelle, mais rien ne sera partagé tant que vous n'aurez pas agi.

Cela s'applique-t-il aux téléchargements groupés ?

Oui. La stratégie s'applique à chaque fichier lors d’un téléchargement groupé.

Est-ce que cela affecte les documents existants ?

Non. Les documents existants conservent leurs autorisations actuelles. La valeur par défaut ne s'applique qu’aux documents importés après la modification.

Puis-je voir quels documents sont cachés ?

Oui. En tant qu’administrateur de data room, vous voyez tous les documents, quel que soit leur statut. Les fichiers cachés aux visiteurs portent un indicateur « caché » dans la liste.

La valeur par défaut s’applique-t-elle aux documents envoyés via des demandes de fichiers ?

Oui. Les documents téléchargés par des visiteurs via des demandes de fichiers suivent la même stratégie par défaut.

Comment définir les permissions par défaut pour les nouveaux documents d'une data room ?

Dans les data rooms actives avec des uploads fréquents, le moment où un nouveau fichier arrive est crucial. Les permissions par défaut pour les nouveaux documents vous permettent de choisir ce qui se passe automatiquement, afin que les fichiers ne soient jamais exposés ou masqués par inadvertance aux personnes qui en ont besoin.

Les permissions par défaut sont disponibles avec le plan Data Rooms et supérieur.

Les trois stratégies par défaut

Vous pouvez choisir l'une des trois stratégies par data room (et la remplacer par dossier si nécessaire) :

Stratégie	Ce qui se passe lorsque vous ajoutez un nouveau document
Hériter du dossier parent	Les nouveaux éléments héritent des permissions du dossier dans lequel ils sont ajoutés
Demander à chaque fois	Papermark ouvre une fenêtre de permissions pour que vous décidiez sur le moment
Masqué par défaut	Les nouveaux éléments démarrent sans accès jusqu'à ce que vous accordiez explicitement les permissions

Ceci est étroitement lié à la visibilité des uploads en data room, qui contrôle qui voit les nouveaux uploads. La stratégie de permissions par défaut est le mécanisme sous-jacent qui gère la visibilité des uploads.

Quand utiliser chaque stratégie

Hériter du dossier parent

Idéal pour la plupart des data rooms. Si vous avez déjà configuré des permissions granulaires sur les dossiers (données financières pour les investisseurs, documents techniques pour l'équipe de due diligence), les nouveaux uploads sont automatiquement placés dans le bon groupe d'accès.

Comportement prévisible
Aucune invite n'interrompt votre flux de téléversement
Fonctionne bien lorsque la structure des dossiers reflète déjà les niveaux d'audience

Demander à chaque fois

Idéal lorsque chaque téléversement est unique et que vous souhaitez contrôler délibérément qui voit quoi.

Une fenêtre modale s'ouvre après chaque téléversement pour définir les permissions
Plus lent pour les téléversements en masse, mais contrôle maximal
Adapté aux salles de données juridiques où chaque document peut avoir des règles d'audience différentes

Masqué par défaut

Option la plus sûre. Chaque nouveau téléversement est invisible pour tous les visiteurs jusqu'à ce que vous accordiez l'accès.

Risque zéro d'exposition accidentelle
Nécessite l'attribution manuelle des permissions après le téléversement
Recommandé pour les transactions sensibles ou les publications de documents échelonnées

Étape par étape : définir la stratégie par défaut

Connectez-vous à Papermark et ouvrez votre salle de données.
Cliquez sur Paramètres, puis sur Permissions.
Trouvez Permissions par défaut pour les nouveaux documents.
Choisissez l'une des trois stratégies.
Enregistrez vos modifications.

Le nouveau paramètre par défaut s'applique à partir du prochain téléversement. Les documents existants conservent leurs permissions actuelles.

Remplacer le paramètre par défaut par dossier

Si vous souhaitez des paramètres par défaut différents dans différentes parties de la salle de données (par exemple, « demander à chaque fois » pour le dossier juridique, mais « hériter » ailleurs) :

Ouvrez le dossier dans votre salle de données.
Cliquez sur le menu à trois points à côté du nom du dossier.
Choisissez Paramètres du dossier.
Sélectionnez la stratégie par défaut pour les documents téléversés dans ce dossier.

Les sous-dossiers héritent des paramètres du dossier parent, sauf si vous les modifiez explicitement.

Interaction avec les autres paramètres de permissions

Les autorisations par défaut servent de point de départ pour les nouveaux téléchargements. Ensuite, vous pouvez :

Modifier manuellement les autorisations d'un document via le menu Autorisations
Utiliser les autorisations détaillées par fichier pour affiner l'accès par utilisateur ou par groupe
Gérer l'accès de plusieurs utilisateurs à la fois grâce aux groupes de visiteurs
Combiner avec la visibilité des téléchargements pour des diffusions progressives

Cas d'utilisation

Fusions-acquisitions côté vendeur : choisissez « hériter du dossier parent » afin que les documents financiers arrivent automatiquement dans le dossier financier avec les bonnes autorisations pour les acheteurs.
Due diligence par étapes : sélectionnez « caché par défaut » lors des premières phases, puis accordez l'accès dossier par dossier à mesure que les acheteurs avancent.
Data rooms juridiques : choisissez « demander à chaque fois » pour décider des autorisations de chaque document individuellement.
Rapports investisseurs : choisissez « hériter du dossier parent » pour que les rapports trimestriels arrivent dans le bon dossier LP.

Foire aux questions

Guides associés

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