Comment contrôler qui voit les nouveaux téléchargements dans votre data room ?

Lorsque vous ajoutez des documents à une data room active, vous ne souhaitez généralement pas que chaque visiteur les voie automatiquement. Les paramètres de visibilité des téléchargements vous permettent de décider ce qui se passe dès qu'un nouveau fichier arrive dans votre data room, afin de pouvoir planifier les publications pendant un audit sans accorder d'accès par inadvertance.

La visibilité des téléchargements est disponible à partir du plan Data Rooms et supérieur.

Ce que contrôle la visibilité des téléchargements

La visibilité des téléchargements définit la règle d'accès par défaut appliquée à un document au moment de son téléchargement. Elle fonctionne conjointement avec les permissions granulaires de fichiers et les groupes de visiteurs.

Vous pouvez choisir entre trois options :

Option de visibilité	Ce qui se passe lors du téléchargement
Tous les visiteurs	Toute personne ayant accès à la data room voit immédiatement les nouveaux fichiers
Groupes spécifiques	Seuls les groupes de visiteurs sélectionnés voient le nouveau contenu
Masqué par défaut	Les nouveaux téléchargements restent masqués jusqu'à ce que vous accordiez l'accès

Chaque option peut être définie au niveau de la data room, au niveau du dossier, ou par session de téléchargement, ce qui vous permet de combiner différentes stratégies au sein d'une même data room.

Étape par étape : définir un paramètre de téléchargement par défaut pour toute la data room

1. Connectez-vous à Papermark et ouvrez votre data room.
2. Cliquez sur l'onglet Paramètres.
3. Ouvrez la section Permissions.
4. Recherchez Permissions par défaut pour les nouveaux documents et choisissez l'une des trois options ci-dessus.
5. Enregistrez vos modifications.

Désormais, chaque nouvel envoi suit la règle que vous avez sélectionnée.

Étape par étape : définir une règle par dossier

Si votre data room comporte différents niveaux de sensibilité par dossier (par exemple, un dossier public et un dossier financier restreint), vous pouvez remplacer la règle par défaut pour chaque dossier.

1. Ouvrez le dossier dans votre data room.
2. Cliquez sur le menu à trois points à côté du nom du dossier.
3. Choisissez Paramètres du dossier.
4. Définissez la visibilité des téléversements pour les documents ajoutés à ce dossier.

Les sous-dossiers héritent des paramètres de leur dossier parent, sauf si vous les modifiez explicitement.

Cas d'usage pour les publications échelonnées de documents

• Due diligence M&A par phases : gardez les modèles financiers avancés masqués jusqu'à ce que les acquéreurs potentiels signent un NDA supplémentaire, puis rendez-les visibles.
• Niveaux d'investisseurs : affichez les indicateurs clés à tous les investisseurs, mais limitez l'accès aux contrats clients au groupe de l'investisseur principal.
• Audits de conformité : téléversez les projets de politique en mode masqué, partagez-les uniquement avec les réviseurs internes, puis rendez-les visibles à tous les visiteurs après validation.
• Intégration des fournisseurs : placez les spécifications techniques sensibles dans un dossier masqué jusqu'à ce qu'un partenaire signe l'accord.

Configurer la visibilité des téléversements

Interaction entre la visibilité et les groupes et permissions

La visibilité des téléversements définit la valeur par défaut pour les nouveaux documents. Après le téléversement, vous pouvez toujours remplacer cette valeur par défaut au niveau du document en utilisant les permissions de fichier granulaires.

Lorsque vous choisissez Groupes spécifiques :

• La règle de visibilité s'applique aux groupes de visiteurs que vous sélectionnez
• Les nouveaux téléversements sont automatiquement ajoutés aux fichiers autorisés de chaque groupe
• Les groupes non inclus dans la liste ne peuvent pas voir les nouveaux téléversements jusqu'à ce que vous leur accordiez l'accès

Lorsque vous choisissez Masqué par défaut :

• Les nouveaux téléchargements sont invisibles pour tous les visiteurs, y compris les administrateurs qui n'ont pas d'accès explicite
• Vous gardez le contrôle sur le moment où chaque document est mis en ligne
• C'est l'option la plus sécurisée pour les espaces de transaction actifs avec des mises à jour fréquentes

Questions fréquemment posées

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