Sie haben die Abkürzung DSGVO (englisch GDPR) wahrscheinlich schon oft gehört, aber was bedeutet sie eigentlich? DSGVO steht für Datenschutz-Grundverordnung (General Data Protection Regulation). Es handelt sich um ein umfassendes Datenschutzgesetz der Europäischen Union (EU), das im Mai 2018 in Kraft getreten ist.
Auch wenn Ihr Unternehmen nicht in der EU ansässig ist, betrifft Sie die DSGVO wahrscheinlich, sobald Sie personenbezogene Daten von Personen mit Wohnsitz in der EU oder im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) verarbeiten. Dazu gehören Kunden, Interessenten, Partner oder sogar Website-Besucher.
Das Kernziel der DSGVO ist es, Einzelpersonen mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zu geben und die Datenschutzvorschriften in der gesamten EU zu vereinheitlichen. Betrachten Sie sie als ein Regelwerk, das die Privatsphäre der Menschen in unserer zunehmend digitalen Welt schützen soll.
Viele gängige Geschäftsdokumente enthalten personenbezogene Daten. Das können Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Finanzdaten oder andere Informationen sein, mit denen sich eine Person identifizieren lässt. Betrachten Sie diese Beispiele:
Wer diese Dokumente ohne Rücksicht auf die DSGVO handhabt, riskiert erhebliche Bußgelder und Reputationsschäden. Bei der DSGVO geht es nicht nur darum, Strafen zu vermeiden – es geht darum, durch einen verantwortungsvollen Umgang mit Daten Vertrauen bei Ihren Kunden und Partnern aufzubauen.
Die DSGVO beruht auf mehreren zentralen Grundsätzen. Sehen wir uns einige an, die für die Verwaltung von Geschäftsdokumenten besonders relevant sind:
Beim Teilen und Speichern von Geschäftsdokumenten ist der Grundsatz „Integrität und Vertraulichkeit“ besonders wichtig.
Wenn Sie Drittanbieter-Tools (etwa Cloud-Speicher, CRM oder Plattformen zum Teilen von Dokumenten) nutzen, um personenbezogene Daten in Ihren Dokumenten zu verarbeiten, verlangt die DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, englisch Data Processing Agreement/DPA) mit diesem Anbieter.
Ein AVV ist ein rechtsverbindlicher Vertrag, der die Pflichten des Anbieters in Bezug auf die ihm anvertrauten Daten festlegt. Stellen Sie sicher, dass jeder Anbieter, den Sie nutzen, ebenfalls DSGVO-konform ist und einen belastbaren AVV bereitstellen kann. Seriöse Anbieter halten diesen leicht zugänglich bereit, oft in einem eigenen Trust Center oder im Sicherheitsbereich ihrer Website. (Siehe die Datenschutzerklärung von Papermark)
Die DSGVO ist nicht nur eine regulatorische Hürde, sondern ein Rahmen für stärkere, vertrauensvollere Beziehungen zu Ihren Kunden und Partnern. Wenn Sie ihre Grundsätze verstehen und auf den Umgang mit Geschäftsdokumenten anwenden – insbesondere durch sicheres Teilen und Speichern –, schützen Sie Ihre Kunden, Ihren Ruf und Ihr Geschäftsergebnis.
Bereit, die Sicherheit und Compliance Ihrer Dokumente zu verbessern?
DSGVO-Compliance beim Teilen von Dokumenten erfordert die richtigen Prozesse und Tools. Papermark hilft Ihnen, Best Practices umzusetzen – mit Funktionen wie sicheren Freigabelinks, granularen Zugriffskontrollen und detaillierten Betrachter-Analysen.
Identifizieren Sie häufige Fehler im Zusammenhang mit Dokumentenaustausch und DSGVO (z.B. Versenden sensibler Anhänge per E-Mail, ungesicherte Links, fehlende Zugangskontrolle, unbegrenzte Speicherung, mangelnde Transparenz bei der Nachverfolgung) und erfahren Sie umsetzbare Lösungen.
Erfahren Sie, warum detaillierte Audit-Trails und Zugriffsprotokolle für das Rechenschaftsprinzip der DSGVO bei der Freigabe von Dokumenten unerlässlich sind und wie sie helfen, die Einhaltung nachzuweisen, Vorfälle zu untersuchen und auf Auskunftsersuchen zu reagieren.
Verstehen Sie die Kernprinzipien der DSGVO wie Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung und andere, speziell angewendet auf die Erstellung, Weitergabe und Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Lernen Sie anhand praktischer Beispiele.
