Wie funktioniert die automatische Dateiindizierung in einem Datenraum?
Papermark hält Ihren Datenraum automatisch organisiert. Jedes Dokument und jeder Ordner erhält eine hierarchische Indexnummer basierend auf seiner Position, und Sie können eine übersichtliche Indexdatei erstellen, die Sie mit Stakeholdern teilen können. Dies entspricht der Nummerierungsweise professioneller virtueller Datenräume, sodass jeder auf "Dokument 3.2" verweisen und die entsprechende Datei finden kann.
Automatische Indexnummerierung
Dokumente und Ordner erhalten automatisch hierarchische Nummern (1, 1.1, 1.2, 2.1 usw.) basierend auf ihrer Position in der Struktur. Sie müssen nichts manuell nummerieren.
- Nummern werden anhand der Position im Ordnerbaum vergeben
- Sie aktualisieren sich automatisch, wenn Sie Elemente neu anordnen oder verschieben
- Sie sind für Betrachter in der Seitenleiste sichtbar
- Sie folgen branchenüblichen Datenraum-Konventionen
So lässt sich ein bestimmtes Dokument in einer E-Mail oder einem Gespräch einfach referenzieren, ohne jedes Mal einen Link verschicken zu müssen.
Indexdatei erstellen
Für größere Datenräume können Sie eine Datenraum-Indexdatei erstellen: eine übersichtliche Zusammenfassung aller Ordner und Dokumente mit ihren Nummern. Verwenden Sie die Aktion Index erstellen in Ihrem Datenraum, und teilen oder laden Sie den Index herunter, damit Stakeholder den Raum schnell navigieren können.
Der Index spiegelt Ihre aktuelle Struktur wider. Erstellen Sie ihn daher neu, nachdem Sie Dokumente hinzugefügt oder neu organisiert haben, um ihn aktuell zu halten.
Neuanordnung und Sortierung
Wenn Sie Dokumente und Ordner in eine neue Reihenfolge ziehen, werden die Indexnummern automatisch neu berechnet. Sie können den Dokumentenindex auch so sortieren, dass die Nummerierung genau der Reihenfolge folgt, die Prüfer einhalten sollen.
Warum es für die Due Diligence wichtig ist
Ein nummerierter Index ist das, was Käufer, Investoren und ihre Berater in einem virtuellen Datenraum erwarten. Er gibt beiden Seiten eine gemeinsame Referenz, erleichtert die Übersicht bei umfangreichen Räumen und macht es einfacher, Anfragelisten und Q&A-Threads bestimmten Dokumenten zuzuordnen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Öffnen Sie Ihren Datenraum und fügen Sie Ihre Dokumente und Ordner hinzu.
- Ordnen Sie die Reihenfolge durch Ziehen der Elemente in die gewünschte Sequenz; Indexnummern werden automatisch aktualisiert.
- Erstellen Sie die Indexdatei mit der Aktion Index generieren, wenn Sie eine teilbare Übersicht benötigen.
- Teilen oder laden Sie den Index für Stakeholder herunter und generieren Sie ihn nach größeren Änderungen neu.