¿Cómo configurar los permisos predeterminados para nuevos documentos en una sala de datos?

En salas de datos activas con cargas frecuentes, el momento en que llega un nuevo archivo es importante. Los permisos predeterminados para nuevos documentos te permiten elegir qué sucede automáticamente, para que los archivos nunca queden expuestos ni ocultos accidentalmente para quienes los necesitan.

Los permisos predeterminados están disponibles en el plan Data Rooms y superiores.

Las tres estrategias predeterminadas

Puedes elegir una de tres estrategias por sala de datos (y sobrescribirla por carpeta si es necesario):

Estrategia	Qué sucede al añadir un nuevo documento
Heredar de la carpeta principal	Los nuevos elementos obtienen los permisos de la carpeta a la que se añaden
Preguntar cada vez	Papermark abre un modal de permisos para que decidas en el momento
Oculto de forma predeterminada	Los nuevos elementos no tienen acceso hasta que otorgues los permisos explícitamente

Esto está estrechamente relacionado con la visibilidad de carga en la sala de datos, que controla quién ve las nuevas cargas. La estrategia de permisos predeterminados es el mecanismo subyacente que impulsa la visibilidad de carga.

Cuándo usar cada estrategia

Heredar de la carpeta principal

Es la mejor opción para la mayoría de las salas de datos. Si ya has configurado permisos detallados en las carpetas (financieros para inversores, documentos técnicos para el equipo de diligencia), los nuevos archivos se ubican automáticamente en el nivel de acceso correcto.

• Comportamiento predecible
• Sin solicitudes que interrumpan el flujo de carga
• Funciona bien cuando la estructura de carpetas ya refleja los niveles de audiencia

Preguntar cada vez

Ideal cuando cada carga es única y deseas decidir con cuidado quién ve qué.

• Se abre un modal tras cada carga para configurar los permisos
• Más lento para cargas masivas, pero con el máximo control
• Adecuado para salas de datos legales donde cada documento puede tener reglas de acceso diferentes

Oculto por defecto

La opción más segura. Cada nueva carga es invisible para todos los visitantes hasta que concedas acceso.

• Cero riesgo de exposición accidental
• Requiere asignar permisos manualmente tras la carga
• Recomendado para operaciones confidenciales o publicaciones escalonadas de documentos

Paso a paso: configura la estrategia predeterminada

1. Inicia sesión en Papermark y abre tu sala de datos.
2. Haz clic en Configuración y luego en Permisos de archivos.
3. Busca Permisos predeterminados para nuevos documentos.
4. Elige una de las tres estrategias.
5. Guarda los cambios.

El nuevo valor predeterminado se aplica a partir de la siguiente carga. Los documentos existentes conservan sus permisos actuales.

Configurar permisos predeterminados

Anular el valor predeterminado por carpeta

Si deseas valores predeterminados diferentes en distintas partes de la sala de datos (por ejemplo, "preguntar cada vez" para la carpeta legal pero "heredar" en el resto):

1. Abre la carpeta dentro de tu sala de datos.
2. Haz clic en el menú de tres puntos junto al nombre de la carpeta.
3. Elige Configuración de carpeta.
4. Selecciona la estrategia predeterminada para los documentos cargados en esta carpeta.

Las subcarpetas heredan la configuración de la carpeta principal, a menos que la cambies explícitamente.

Cómo interactúa con otras configuraciones de permisos

Los permisos predeterminados son el punto de partida para nuevas cargas. Después de eso, puedes:

• Cambiar los permisos de un documento manualmente mediante el menú Permisos del documento
• Usar los permisos de archivo granulares para ajustar el acceso por usuario o por grupo
• Usar los grupos de visitantes para gestionar el acceso de muchos usuarios a la vez
• Combinar con la visibilidad de carga para lanzamientos por etapas

Casos de uso

• M&A en el lado vendedor: elige "heredar del elemento principal" para que los documentos financieros lleguen automáticamente a la carpeta de finanzas con los permisos correctos para los compradores.
• Due diligence por fases: elige "oculto de forma predeterminada" durante las etapas iniciales y, a medida que los compradores avancen, otorga acceso carpeta por carpeta.
• Salas de datos legales: elige "preguntar cada vez" para que cada documento reciba una decisión de permisos deliberada.
• Informes para inversores: elige "heredar del elemento principal" para que los informes trimestrales lleguen automáticamente a la carpeta LP correspondiente.

Preguntas frecuentes

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