Comment fonctionne l'indexation automatique des fichiers dans une data room ?
Papermark maintient votre data room organisée automatiquement. Chaque document et dossier reçoit un numéro d'index hiérarchique basé sur sa position, et vous pouvez générer un fichier d'index propre à partager avec les parties prenantes. Cela correspond à la numérotation des data rooms virtuelles professionnelles, de sorte que n'importe qui peut faire référence au "document 3.2" et retrouver le même fichier.
Numérotation automatique des index
Les documents et les dossiers se voient automatiquement attribuer des numéros hiérarchiques (1, 1.1, 1.2, 2.1, etc.) selon leur emplacement dans votre structure. Vous n'avez rien à numéroter manuellement.
- Les numéros sont attribués selon la position dans l'arborescence des dossiers
- Ils se mettent à jour automatiquement lorsque vous réorganisez ou déplacez des éléments
- Ils sont visibles par les utilisateurs dans la barre latérale
- Ils respectent les conventions standard du secteur pour les data rooms
Il est ainsi facile de faire référence à un document précis dans un e-mail ou lors d'un appel, sans avoir à envoyer un lien à chaque fois.
Générer un fichier d'index
Pour les data rooms plus importantes, vous pouvez générer un fichier d'index : une vue d'ensemble de chaque dossier et document avec son numéro. Utilisez l'action Générer l'index dans votre data room, puis partagez ou téléchargez l'index afin que les parties prenantes puissent naviguer rapidement dans la data room.
L'index reflète votre structure actuelle ; régénérez-le après avoir ajouté ou réorganisé des documents pour le maintenir à jour.
Réorganisation et tri
Lorsque vous faites glisser des documents et des dossiers dans un nouvel ordre, les numéros d'index se recalculent automatiquement. Vous pouvez également trier l'index des documents afin que la numérotation suive exactement la séquence que vous souhaitez que les examinateurs respectent.
Pourquoi c'est important pour la due diligence
Un index numéroté est ce qu'attendent les acheteurs, les investisseurs et leurs conseillers dans une data room virtuelle. Il offre aux deux parties une référence commune, facilite la navigation dans une salle volumineuse et permet de rattacher plus facilement votre liste de demandes et vos fils de questions-réponses à des documents spécifiques.
Étape par étape
- Ouvrez votre data room et ajoutez vos documents et dossiers.
- Organisez l'ordre en faisant glisser les éléments dans la séquence souhaitée ; les numéros d'index se mettent à jour automatiquement.
- Générez le fichier d'index avec l'action Générer l'index lorsque vous avez besoin d'une vue d'ensemble partageable.
- Partagez ou téléchargez l'index pour les parties prenantes, et régénérez-le après des modifications importantes.