Wie wirst du benachrichtigt, wenn Besucher Dateien in deinen Datenraum hochladen?

Wenn du Datei-Anfragen in deinem Datenraum aktivierst, können Besucher Dokumente direkt an dich hochladen. Upload-Benachrichtigungen stellen sicher, dass du sofort weißt, wenn neue Dateien eingehen – ohne den Datenraum manuell im Blick behalten zu müssen.

Upload-Benachrichtigungen sind im Data Rooms-Plan und höher verfügbar. Sie funktionieren in Kombination mit Datei-Anfragen, die am jeweiligen Link aktiviert sein müssen.

Was du erhältst

Sobald Upload-Benachrichtigungen aktiviert sind, sendet Papermark dir eine E-Mail, sobald ein Besucher ein Dokument über einen Datei-Anfrage-Link hochlädt. Die Benachrichtigung enthält:

• Name und E-Mail-Adresse des Besuchers (sofern erfasst)
• Dateiname und Dateityp
• Ordner, in den die Datei hochgeladen wurde
• Zeitpunkt des Uploads
• Einen direkten Link zur Ansicht des hochgeladenen Dokuments in Papermark

Wenn ein Besucher mehrere Dateien in kurzer Folge hochlädt, werden die Benachrichtigungen in einer einzigen E-Mail gebündelt, damit dein Posteingang nicht mit einer Benachrichtigung pro Datei überflutet wird.

Schritt-für-Schritt-Einrichtung

Schritt 1: Datei-Anfragen im Datenraum aktivieren

Upload-Benachrichtigungen werden nur ausgelöst, wenn ein Link Besuchern das Hochladen erlaubt. Falls du dies noch nicht getan hast, folge der Anleitung unter Datei-Anfragen in deinem Datenraum aktivieren.

Schritt 2: Upload-Benachrichtigungen einschalten

1. Melde dich bei Papermark an.
2. Öffne den Datenraum und gehe zum Tab Links.
3. Öffne die Link-Einstellungen für den Datei-Anfrage-Link.
4. Suche Upload-Benachrichtigungen und aktiviere den Schalter.
5. Speichere den Link.

Jeder Besucher-Upload über diesen Link wird ab sofort eine Benachrichtigungs-E-Mail an deine Datenraum-Admins auslösen.

Schritt 3: Wähle aus, wer die E-Mail erhält

Standardmäßig erhalten alle Datenraum-Admins Upload-Benachrichtigungen. Du kannst festlegen, wer diese erhält – pro Link oder pro Datenraum – über die Link-Benachrichtigungseinstellungen, genauso wie du Ansichtsbenachrichtigungen steuerst.

Upload-Benachrichtigungen aktivieren

So funktioniert die intelligente Bündelung

Wenn ein Besucher mehrere Dateien innerhalb eines kurzen Zeitraums (in der Regel wenige Minuten) hochlädt, fasst Papermark diese in einer einzigen E-Mail zusammen. Die E-Mail listet alle Dateien auf, sodass du den gesamten Stapel auf einen Blick prüfen kannst.

Das bedeutet:

• Massen-Uploads von 20 Dokumenten erzeugen eine E-Mail, nicht 20
• Du siehst trotzdem jeden Dateinamen in der Benachrichtigung
• Der Link zum Datenraum führt dich direkt zu den neuen Uploads

Wenn Uploads über einen längeren Zeitraum verteilt sind, erhältst du separate E-Mails, sobald sie eingehen.

Anwendungsfälle

• Due-Diligence-Checklisten: Werde sofort benachrichtigt, wenn ein Käufer angeforderte Dokumente hochlädt, damit du sie umgehend prüfen und nachfassen kannst.
• Investorenberichte: Verfolge, wann Portfolio-Unternehmen ihre Quartalsberichte hochladen.
• HR-Onboarding: Erfahre, wann ein neuer Mitarbeiter seine unterzeichneten Verträge und Ausweisdokumente hochlädt.
• Lieferantenbeschaffung: Sieh sofort, wenn ein Lieferant Compliance-Dokumentation, Sicherheitsfragebögen oder Angebote hochlädt.

Häufig gestellte Fragen

Verwandte Anleitungen

• So aktivierst du Dateianfragen in deinem Datenraum
• So verwaltest du E-Mail-Benachrichtigungen in Papermark
• So verbindest du Slack mit Papermark
• Audit-Protokolle

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