Wie friert man einen Datenraum in Papermark ein?

Wenn ein Deal abgeschlossen ist und ein Datenraum nicht mehr benötigt wird, kannst du ihn einfrieren. Durch das Einfrieren wird ein Datenraum dauerhaft für alle Betrachter geschlossen und ein manipulationssicheres Archiv seiner Inhalte (Dokumente, Audit-Logs und Q&A) erstellt, das du als Nachweis des Vorgangs aufbewahren kannst.

Das Einfrieren eines Datenraums ist unwiderruflich. Ein eingefrorener Datenraum kann Betrachtern nicht erneut zugänglich gemacht werden. Nutze diese Funktion, wenn dein Datenraum vollständig ist und du seinen Zustand dauerhaft sichern möchtest.

Das Einfrieren ist im Data Rooms Plus-Tarif und darüber verfügbar.

Was passiert, wenn du einen Datenraum einfrierst

Wenn du das Einfrieren bestätigst, wird Papermark:

• Allen Betrachtern dauerhaft den Zugriff auf den Datenraum entziehen
• Alle vorhandenen Links archivieren (sie funktionieren für Besucher nicht mehr)
• Ein herunterladbares Archiv mit allen Dokumenten, dem vollständigen Audit-Log und allen Q&A-Daten erstellen
• Einen SHA-256-Integritäts-Hash berechnen, mit dem du überprüfen kannst, ob das Archiv unverändert ist

Das Archiv selbst enthält vier Dateien:

• documents.zip – alle Dokumente aus dem Datenraum
• audit-log.csv – das vollständige Aktivitätsprotokoll für Besucher und Admins
• qa-pairs.csv – alle Q&A-Gespräche
• MANIFEST.sha256 – das Integritäts-Manifest

Schritt 1: Gefahrenzone öffnen

1. Melde dich in deinem Papermark-Konto an und öffne den Datenraum, den du einfrieren möchtest.
2. Klicke in der Datenraum-Navigation auf Einstellungen.
3. Öffne den Tab Gefahrenzone. Du siehst dort zwei Karten: „Datenraum einfrieren“ und „Datenraum löschen“.

Schritt 2: Einfriervorgang starten

1. Überprüfe in der Karte „Datenraum einfrieren“ die Warnhinweise:
   • Alle Besucherzugriffe werden dauerhaft widerrufen
   • Alle vorhandenen Links werden archiviert
   • Ein herunterladbares Archiv mit allen Dokumenten, Auditprotokollen und Q&A-Daten wird erstellt
2. Klicke auf Datenraum einfrieren.

Falls du die Schaltfläche „Datenraum einfrieren“ nicht siehst und stattdessen „Upgrade zum Einfrieren“ angezeigt wird, befindet sich dein Team auf einem niedrigeren Tarif – upgrade auf Data Rooms Plus, um diese Funktion freizuschalten.

Schritt 3: Mit dem Sicherheitssatz bestätigen

Um versehentliches Einfrieren zu verhindern, erfordert Papermark eine manuelle Bestätigung:

1. Gib im Dialog genau confirm freeze dataroom in das Bestätigungsfeld ein.
2. Klicke auf Verifizierungscode senden.

Schritt 4: E-Mail-Verifizierungscode eingeben

Für zusätzliche Sicherheit sendet Papermark einen 6-stelligen Code an die E-Mail-Adresse deines Kontos:

1. Prüfe deinen Posteingang auf die Bestätigungs-E-Mail.
2. Gib den 6-stelligen Code im Dialog ein.
3. Klicke auf Einfrieren des Datenraums bestätigen.

Falls du den Code nicht erhältst, klicke auf „Erneut senden“, um einen neuen Code anzufordern.

Schritt 5: Warten bis das Archiv erstellt wird

Nach der Bestätigung wird der Datenraum sofort geschlossen und Papermark beginnt mit der Erstellung des Einfrierarchivs. Während das Archiv vorbereitet wird, erscheint ein Fortschrittsbalken. Du kannst die Seite verlassen – das Archiv wird weiterhin im Hintergrund erstellt.

Nach dem Einfrieren: Archiv herunterladen

Sobald das Archiv bereit ist, kehre zu Einstellungen → Gefahrenzone zurück. Die Karte zeigt nun:

• Datum und Uhrzeit, zu der der Datenraum eingefroren wurde, und welches Teammitglied dies ausgelöst hat
• Eine Schaltfläche Freeze-Archiv herunterladen
• Der SHA-256-Integritätshash des Archivs

Klicke auf Freeze-Archiv herunterladen, um die ZIP-Datei herunterzuladen.

Integrität des Archivs überprüfen

Du kannst lokal überprüfen, ob das Archiv nicht manipuliert wurde, indem du Folgendes ausführst:

• macOS / Linux: shasum -a 256 <file>
• Windows: certutil -hashfile <file> SHA256

Der resultierende Hash sollte mit dem SHA-256-Wert übereinstimmen, der in der Gefahrenzone deines Datenraums angezeigt wird.

Wann sollte ein Datenraum eingefroren statt gelöscht werden?

• Einfrieren, wenn der Deal abgeschlossen ist und du eine dauerhafte, überprüfbare Aufzeichnung der Inhalte und Aktivitäten des Datenraums behalten möchtest.
• Löschen, wenn du keine Aufzeichnung des Datenraums mehr benötigst und ihn vollständig entfernen möchtest.
• Wenn du den Zugriff nur vorübergehend entziehen möchtest, verwende stattdessen den Link-Ablauf.

Hinweis: „Datenraum einfrieren“ unterscheidet sich vom Pausieren oder Kündigen deines gesamten Papermark-Abonnements. Wenn du die Abrechnung für dein gesamtes Konto stoppen möchtest, lies wie du dein Abonnement pausierst, wie du dein Abonnement kündigst oder den Leitfaden zur Abonnementverwaltung.

Best Practices

• Informiere dein Team und alle externen Parteien vor dem Einfrieren – der Besucherzugriff wird sofort entzogen.
• Lade das Freeze-Archiv herunter und speichere es in deinem sicheren Langzeitspeicher (z. B. Compliance-Tresor).
• Bewahre den SHA-256-Hash zusammen mit dem Archiv auf, damit die Integrität jederzeit erneut überprüft werden kann.
• Friere bei laufenden Deals jeden abgeschlossenen Datenraum ein, sobald du ihn schließt, damit dein Konto übersichtlich bleibt.

Verwalte deine Datenräume

Wenn du Fragen zum Einfrieren eines Datenraums hast oder Hilfe bei der Wiederherstellung eines eingefrorenen Archivs benötigst, kontaktiere unser Support-Team.