¿Cómo funciona la indexación automática de archivos en una sala de datos?
Papermark mantiene tu sala de datos organizada automáticamente. Cada documento y carpeta recibe un número de índice jerárquico según su posición, y puedes generar un archivo de índice limpio para compartir con las partes interesadas. Esto coincide con la forma en que se numeran las salas de datos virtuales profesionales, de modo que cualquiera puede hacer referencia al "documento 3.2" y acceder al mismo archivo.
Numeración de índice automática
A los documentos y carpetas se les asignan automáticamente números jerárquicos (1, 1.1, 1.2, 2.1, etc.) según su posición en la estructura. No necesitas numerar nada manualmente.
- Los números se asignan según la posición en el árbol de carpetas
- Se actualizan automáticamente al reordenar o mover elementos
- Son visibles para los usuarios en la barra lateral
- Siguen las convenciones estándar del sector para salas de datos
Esto facilita hacer referencia a un documento específico en un correo electrónico o durante una llamada, sin necesidad de enviar un enlace cada vez.
Generar un archivo de índice
Para salas más grandes, puedes generar un archivo de índice de la sala de datos: un resumen completo de todas las carpetas y documentos con su número correspondiente. Usa la acción Generar índice en tu sala de datos y, a continuación, comparte o descarga el índice para que las partes interesadas puedan navegar por la sala rápidamente.
El índice refleja tu estructura actual, por lo que debes regenerarlo después de agregar o reorganizar documentos para mantenerlo al día.
Reordenación y clasificación
Cuando arrastras documentos y carpetas a un nuevo orden, los números de índice se recalculan automáticamente. También puedes ordenar el índice de documentos para que la numeración siga exactamente la secuencia que deseas que sigan los revisores.
Por qué es importante en el proceso de due diligence
Un índice numerado es lo que compradores, inversores y sus asesores esperan encontrar en una sala de datos virtual. Proporciona a ambas partes una referencia común, facilita la navegación en salas extensas y hace que tu lista de solicitudes y los hilos de preguntas y respuestas sean más fáciles de vincular a documentos específicos.
Paso a paso
- Abre tu sala de datos y añade tus documentos y carpetas.
- Organiza el orden arrastrando los elementos a la secuencia que desees; los números de índice se actualizan automáticamente.
- Genera el archivo de índice con la acción Generar índice cuando necesites un resumen para compartir.
- Comparte o descarga el índice para los interesados y vuelve a generarlo tras cambios importantes.