Box propose une solution de data room de niveau entreprise conçue pour aider les entreprises à partager et gérer en toute sécurité des documents sensibles lors des processus de due diligence, de levée de fonds et de collaboration d'équipe. Dans cet aperçu, nous explorerons ce que la data room de Box offre et comment elle se compare aux solutions modernes comme Papermark.
La data room Box expliquée
Box Data Room est une plateforme basée sur le cloud qui fournit un environnement sécurisé pour le partage de documents et la gestion de contenu d'entreprise. Elle est conçue pour simplifier la collaboration et les flux de travail documentaires en offrant des fonctionnalités de sécurité robustes, des outils d'organisation de documents et des capacités complètes de suivi d'activité.
Fonctionnalités clés de Box Data Room
Organisation et gestion des documents
Box propose une approche structurée pour organiser les documents sensibles dans un environnement sécurisé. La plateforme offre :
- Structure hiérarchique de dossiers pour une organisation logique
- Capacités de téléchargement en masse pour une gestion efficace des documents
- Contrôle de version pour suivre les modifications de documents
- Paramètres d'expiration des documents pour les matériaux sensibles au temps
- Organisation et recherche de contenu alimentées par l'IA
- Intégration avec plus de 1 500 applications
L'interface de la plateforme facilite la navigation dans les documents tant pour les administrateurs que pour les utilisateurs, tandis que les outils d'organisation robustes garantissent que les informations sensibles restent correctement structurées et accessibles uniquement aux parties autorisées.
Sécurité et contrôle d'accès
La sécurité est une pierre angulaire de la solution de data room de Box, avec des fonctionnalités complètes pour protéger les informations sensibles :
- Sept niveaux d'autorisation granulaires pour différents groupes d'utilisateurs
- Authentification à deux facteurs pour une sécurité renforcée
- Intégration de l'authentification unique (SSO)
- Box KeySafe pour les clés de chiffrement gérées par le client
- Chiffrement AES 256 bits au repos et en transit
- Conformité aux normes RGPD, HIPAA et FedRAMP
Suivi d'activité et analytique
Box fournit des informations sur la façon dont les documents sont consultés et utilisés :
- Surveillance des activités en temps réel
- Analyses détaillées des consultations
- Suivi du temps passé sur les documents
- Surveillance des tentatives de téléchargement et d'impression
- Rapports d'activité exportables
- Détection des menaces assistée par IA
Comment utiliser Box Data Room
- Configuration de votre data room
- Créez une nouvelle data room depuis votre tableau de bord Box
- Configurez les paramètres de sécurité et les autorisations
- Mettez en place une structure de dossiers pour l'organisation des documents
- Organisation du contenu
- Téléchargez les documents dans les dossiers appropriés
- Définissez les niveaux d'autorisation pour différents groupes d'utilisateurs
- Configurez les dates d'expiration des documents si nécessaire
- Gestion des accès
- Invitez les utilisateurs avec les niveaux d'autorisation appropriés
- Configurez l'intégration SSO si nécessaire
- Paramétrez l'authentification à deux facteurs
- Surveillance de l'activité
- Suivez l'accès et l'utilisation des documents
- Examinez les journaux d'activité
- Générez des rapports d'analyse
Tarification de Box Data Room
Box propose plusieurs niveaux de tarification pour les entreprises :
Forfaits individuels et d'équipe
- Individuel : Plan gratuit
- Personal Pro : 10 $ par utilisateur/mois
- Starter : 5 $ par utilisateur/mois (minimum 3 utilisateurs)
Forfaits entreprise
- Business : 54 $ (18 €/u/m avec min 3 utilisateurs, limite de téléchargement de fichiers de 5 Go, stockage illimité)
- Business Plus : 90 $ (30 $ par utilisateur/mois pour une limite de téléchargement de fichiers de 15 Go, sécurité avancée)
- Enterprise : 126 $ 42 $ par utilisateur/mois (limite de téléchargement de fichiers de 50 Go, contrôles avancés)
- Enterprise Plus : Tarification personnalisée (limite de téléchargement de fichiers de 150 Go, fonctionnalités d'IA)
Remarque : Pour obtenir les informations tarifaires les plus récentes, veuillez consulter le site officiel de Box, car les prix et les forfaits peuvent évoluer avec le temps. Tous les forfaits offrent une période d'essai gratuit de 14 jours.
Limites de la data room Box
Bien que Box offre une solution de data room solide, elle présente quelques limitations notables :
- Fonctionnalité de recherche basique dans les fichiers
- Capacités d'accès hors ligne limitées
- Console d'administration complexe pour les nouveaux utilisateurs
- Chargement de fichiers plus lent par rapport aux alternatives
- Fonctionnalités avancées de data room limitées
- Capacités de filigranage basiques
- Absence d'outils spécialisés pour les fusions-acquisitions
- Fonctionnalité Q&R limitée pour la due diligence
Pourquoi envisager Papermark comme alternative ?
Papermark est plus qu'un simple espace de stockage de fichiers — c'est un espace de travail complet conçu pour les transactions à enjeux élevés, la levée de fonds et la due diligence. Voici pourquoi les équipes en croissance et les entreprises délaissent les outils génériques de partage de fichiers pour Papermark :
- Tarif forfaitaire à partir de 59 €/mois avec data rooms, niveaux de fichiers et visiteurs illimités — sans surprises par utilisateur.
- Filigranage dynamique qui marque automatiquement chaque page avec l'identité du lecteur, l'horodatage et l'IP, décourageant les fuites sans ralentir le processus.
- Analyses d'engagement au niveau de la page qui révèlent qui a lu quoi, pendant combien de temps et où ils ont abandonné — des informations précieuses pour prioriser les suivis.
- Module Q&R intégré avec routage des questions, flux d'approbation des réponses et journaux exportables — dites adieu aux tableurs encombrants.
- Personnalisation de marque et domaines personnalisés pour que chaque point de contact avec les investisseurs soit une extension de votre marque.
- Options d'auto-hébergement et de cloud privé pour les organisations ayant des exigences strictes en matière de conformité ou de résidence des données.
- API ouverte et webhooks pour transférer des données d'engagement en temps réel vers Slack, HubSpot ou des tableaux de bord internes.
- Sécurité de niveau entreprise : chiffrement AES-256, SSO/SAML, 2FA, couches d'autorisation granulaires et journaux d'audit immuables.
- Signature électronique intégrée et visionneuse multimédia riche (plus de 200 types de fichiers) pour centraliser votre flux de travail.
- Support mondial 24/7 avec un ingénieur de succès dédié sur les forfaits Growth et Enterprise.
Comparaison des fonctionnalités
| Fonctionnalité | Box | Papermark |
|---|---|---|
| Modèle de tarification | Prix 54$–126$ (3 utilisateurs inclus) | Forfait fixe à partir de 59€/mois (3 utilisateurs inclus) |
| Visiteurs inclus | Limité, coût supplémentaire | Illimité |
| Data rooms | Limité (par projet) | Illimité |
| Taille des fichiers | 5–150 Go (selon forfait) | Illimité |
| Stockage | Illimité | Illimité |
| Filigrane | Statique basique | Dynamique spécifique au lecteur |
| Analytique par page | Non | Oui |
| Auto-hébergement | Non | Oui |
| API & webhooks | Forfait Entreprise uniquement | Tous les forfaits |
| Personnalisation de marque & domaine | Enterprise+ uniquement | Business+ et supérieur |
| Support 24/7 | Enterprise+ uniquement | Tous les forfaits |
Conclusion
Box Data Room offre un environnement sécurisé pour le partage de documents et la collaboration d'équipe avec de solides fonctionnalités d'entreprise. Cependant, pour les organisations recherchant des capacités spécialisées de data room, des analyses avancées et des outils de collaboration modernes, Papermark propose une alternative complète avec des fonctionnalités comme le filigrane dynamique, des outils Q&R avancés et des analyses détaillées au niveau des pages.