Le passage d'Ideals VDR à Papermark est un processus simple qui peut réduire considérablement vos coûts de data room tout en offrant des fonctionnalités modernes. Ce guide vous accompagnera dans la migration efficace de vos documents et data rooms.
Ce que vous devez savoir sur la migration depuis Ideals
- Les documents Ideals peuvent être téléchargés individuellement ou en masse
- Les différents niveaux d'autorisation affectent les options de téléchargement
- Papermark prend en charge tous les formats de fichiers majeurs
- La migration peut être effectuée dossier par dossier pour maintenir la structure
- Les autorisations personnalisées peuvent être recréées dans Papermark
Étape 1 : Exporter votre contenu Ideals
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Pour les documents individuels :
- Sélectionnez les documents dans la liste des documents
- Cliquez sur "Télécharger" dans le panneau supérieur ou utilisez le menu contextuel
- Choisissez parmi les formats de téléchargement disponibles :
- Format d'origine (si vous avez les autorisations Gérer/Télécharger/Original)
- Version PDF
- Version cryptée
- Version non expurgée (pour les administrateurs)
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Pour les téléchargements en masse :
- Sélectionnez le dossier racine (nom du projet) dans l'arborescence des documents
- Cliquez sur "Télécharger" pour obtenir une archive ZIP
- Pour les utilisateurs Windows avec des chemins de fichiers longs :
- Choisissez "Conserver les noms d'origine" pour maintenir la structure
- Ou utilisez "Tronquer les noms" pour assurer la compatibilité
Remarque : Les options de téléchargement dépendent de votre niveau d'autorisation :
- Autorisations Gérer/Télécharger/Original : Obtenez les fichiers originaux
- Autorisation PDF : Obtenez des copies PDF converties
- Autorisation Crypté : Obtenez des versions cryptées IRM
- Autorisation Afficher/Restreint : Obtenez des liens URL vers les versions en ligne
Important : les documents MS Office (DOC, DOCX, XLS, XLSX, XLSM, PPT, PPTX) sont téléchargés au format chiffré IRM lorsque le chiffrement est sélectionné.
Étape 2 : Préparez vos fichiers pour Papermark
Avant de télécharger sur Papermark, organisez vos fichiers. Papermark prend en charge :
- Documents PDF (.pdf)
- Fichiers Microsoft Office (.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx)
- Feuilles de calcul (.csv, .ods)
- Images (.png, .jpg, .jpeg)
- Vidéos (.mp4, .mov, .avi, .webm)
- Fichiers CAO (.dwg, .dxf)
- Fichiers compressés (.zip)
- Et plus encore
Étape 3 : Téléchargez sur Papermark
- Connectez-vous à votre compte Papermark
- Accédez à « Documents » dans la barre latérale
- Cliquez sur « Ajouter un document » dans le coin supérieur droit
- Vous pouvez ensuite :
- Télécharger des fichiers individuels en cliquant ou en les faisant glisser
- Créer des dossiers pour organiser vos documents
- Télécharger plusieurs fichiers simultanément
- Conserver la structure des dossiers lors du glissement de dossiers
Étape 4 : Configurez vos salles de données
- Créez une nouvelle salle de données :
- Cliquez sur « Nouvelle salle de données »
- Nommez votre salle de données
- Ajoutez une description (facultatif)
- Organisez vos documents :
- Créez des dossiers correspondant à votre structure Ideals
- Téléchargez des documents dans des dossiers spécifiques
- Définissez les autorisations de consultation
- Configurez les paramètres de sécurité :
- Activez les exigences d'accord de confidentialité
- Configurez le filigranage
- Configurez les autorisations d'accès
Comparaison Ideals vs Papermark
| Fonctionnalité | Ideals | Papermark |
|---|---|---|
| Prix de départ | Tarification entreprise uniquement | Gratuit, avec des forfaits payants disponibles |
| Téléchargements en masse | Archive ZIP avec limitations de chemin | Illimités avec structure préservée |
| Niveaux d'autorisation | Système hiérarchique complexe | Contrôles simplifiés mais puissants |
| Chiffrement des fichiers | Versions chiffrées IRM | Filigranage dynamique et chiffrement |
| Option d'auto-hébergement | Non disponible | Disponible (open-source) |
| Interface moderne | Interface VDR traditionnelle | Design moderne et intuitif |
| Temps de configuration | Processus de configuration complexe | Configuration rapide, partage instantané |
Cas d'utilisation pour la migration
- Banques d'investissement : simplifiez les processus de due diligence avec des fonctionnalités modernes de data room
- Équipes M&A : gérez plusieurs transactions avec une meilleure organisation et un meilleur suivi
- Départements juridiques : partage sécurisé de documents avec contrôles d'accès granulaires
- Finance d'entreprise : gérez les documents financiers avec une sécurité renforcée
- Sociétés immobilières : organisez la documentation immobilière et les documents de due diligence
FAQ
Conclusion
La transition d'Ideals vers Papermark offre l'opportunité de moderniser votre expérience de data room tout en maintenant une sécurité et un contrôle de niveau professionnel. Avec l'interface intuitive et les fonctionnalités avancées de Papermark, vous pouvez gérer vos documents plus efficacement à une fraction du coût.