Dois-je activer les demandes de fichiers pour recevoir les notifications de téléchargement ?

Oui. Les notifications de téléchargement ne se déclenchent que lorsqu'un visiteur télécharge via un lien de demande de fichier. Les liens en lecture seule standard ne permettent pas les téléchargements.

Puis-je désactiver les notifications de téléchargement sans désactiver les demandes de fichiers ?

Oui. Désactivez les notifications de téléchargement dans les paramètres du lien. Les visiteurs peuvent toujours télécharger, vous ne recevrez simplement plus d'e-mails à ce sujet.

Les notifications de téléchargement sont-elles envoyées en temps réel ?

Oui, pour les téléchargements uniques. Pour plusieurs téléchargements effectués par le même visiteur dans un court laps de temps, ils sont regroupés en un seul e-mail en l'espace de quelques minutes.

Les membres de l'équipe autres que les administrateurs reçoivent-ils les notifications ?

Par défaut, seuls les administrateurs de la data room reçoivent les notifications de téléchargement. Vous pouvez ajouter ou supprimer des destinataires dans les paramètres de notification du lien.

Les notifications sont-elles incluses dans le journal d'audit ?

Oui. Chaque événement de téléchargement est enregistré dans le journal d'audit, que les notifications par e-mail soient activées ou non.

Puis-je recevoir les notifications de téléchargement sur Slack plutôt que par e-mail ?

Oui. Connectez Slack à Papermark et choisissez d'acheminer l'activité de la data room, y compris les téléchargements, vers un canal Slack.

Comment être notifié lorsque des visiteurs téléversent des fichiers dans votre data room ?

Lorsque vous activez les demandes de fichiers dans votre data room, les visiteurs peuvent vous téléverser des documents. Les notifications de téléversement vous informent dès qu'un nouveau fichier arrive, sans avoir à surveiller manuellement votre data room.

Les notifications de téléversement sont disponibles à partir du plan Data Rooms et des plans supérieurs. Elles fonctionnent conjointement avec les demandes de fichiers, qui doivent être activées sur le lien.

Ce que vous obtenez

Une fois les notifications de téléversement activées, Papermark vous envoie un e-mail à chaque fois qu'un visiteur téléverse un document via un lien de demande de fichier. La notification inclut :

Nom et e-mail du visiteur (si renseignés)
Nom et type du fichier
Dossier dans lequel le fichier a été téléversé
Heure du téléversement
Un lien direct pour consulter le document téléversé dans Papermark

Si un visiteur téléverse plusieurs fichiers en rapide succession, les notifications sont regroupées en un seul e-mail afin que votre boîte de réception ne soit pas submergée d'une alerte par fichier.

Configuration étape par étape

Étape 1 : Activer les demandes de fichiers dans votre data room

Les notifications de téléversement ne se déclenchent que lorsqu'un lien autorise les visiteurs à téléverser. Si ce n'est pas encore fait, suivez le guide comment activer les demandes de fichiers dans votre data room.

Étape 2 : Activer les notifications de téléversement

Connectez-vous à Papermark.
Ouvrez la data room et accédez à l'onglet Liens.
Ouvrez les paramètres du lien de demande de fichier.
Trouvez Notifications de téléversement et activez-les.
Enregistrez le lien.

Chaque téléchargement effectué par un visiteur via ce lien déclenchera désormais un e-mail de notification aux administrateurs de votre data room.

Étape 3 : Choisissez qui reçoit l'e-mail

Par défaut, tous les administrateurs de la data room reçoivent les notifications de téléchargement. Vous pouvez ajuster les destinataires par lien ou par data room depuis les paramètres de notification du lien, de la même façon que vous gérez les notifications de consultation.

Comment fonctionne le regroupement intelligent

Si un visiteur télécharge plusieurs fichiers dans un court laps de temps (généralement quelques minutes), Papermark les regroupe en un seul e-mail. Cet e-mail liste tous les fichiers, vous permettant de consulter l'ensemble du lot en une seule fois.

Cela signifie :

Un téléchargement groupé de 20 documents génère un seul e-mail, et non 20
Vous voyez toujours le nom de chaque fichier dans la notification
Le lien vers la data room vous amène directement aux nouveaux téléchargements

Si les téléchargements sont espacés sur une période plus longue, vous recevrez des e-mails séparés au fur et à mesure.

Cas d'utilisation

Listes de contrôle pour la due diligence : soyez notifié dès qu'un acheteur télécharge les documents demandés pour les examiner et assurer un suivi immédiat.
Rapports aux investisseurs : suivez le moment où les sociétés en portefeuille téléchargent leurs rapports trimestriels.
Intégration RH : soyez informé dès qu'un nouveau collaborateur télécharge ses contrats signés et ses documents d'identité.
Achats fournisseurs : soyez alerté dès qu'un fournisseur télécharge sa documentation de conformité, ses questionnaires de sécurité ou ses propositions.

Foire aux questions

Guides associés

Besoin d'aide ? Contactez support@papermark.com ou utilisez le chat intégré.