Comment geler (freeze) une data room dans Papermark ?

Lorsqu'une opération est conclue et que votre data room n'est plus nécessaire, vous pouvez la geler (freeze). Le gel ferme définitivement la data room à tous les visiteurs et génère une archive inviolable de son contenu (documents, journal d'audit et Q&R) que vous pouvez conserver comme preuve du processus.

Geler une data room est une action irréversible. Une fois gelée, la data room ne peut plus être rouverte aux visiteurs. Utilisez cette fonctionnalité lorsque votre data room est terminée et que vous souhaitez verrouiller son état.

Le gel est disponible à partir du forfait Data Rooms Plus.

Ce qui se passe lorsque vous gelez une data room

Lorsque vous confirmez le gel, Papermark va :

• Révoquer définitivement tous les accès visiteurs à la data room
• Archiver tous les liens existants (ils ne fonctionneront plus pour les visiteurs)
• Générer une archive téléchargeable contenant tous les documents, le journal d'audit complet et l'ensemble des données Q&R
• Calculer une empreinte d'intégrité SHA-256 pour vérifier que l'archive n'a pas été altérée

L'archive contient quatre fichiers :

• documents.zip – tous les documents de la data room
• audit-log.csv – le journal complet d'activité des visiteurs et des administrateurs
• qa-pairs.csv – toutes les conversations Q&R
• MANIFEST.sha256 – le manifeste d'intégrité

Étape 1 : Ouvrir la Zone de danger

1. Connectez-vous à votre compte Papermark et ouvrez la data room que vous souhaitez geler.
2. Cliquez sur Paramètres dans la navigation de la data room.
3. Ouvrez l'onglet Danger Zone (Zone de danger). Vous verrez deux cartes : "Freeze Data Room" et "Delete Data Room".

Étape 2 : Lancer le gel

1. Dans la carte "Freeze Data Room", relisez les avertissements :
   • Tous les accès visiteurs seront définitivement révoqués
   • Tous les liens existants seront archivés
   • Une archive téléchargeable sera générée avec tous les documents, journaux d'audit et données Q&R
2. Cliquez sur Freeze Data Room.

Si vous voyez plutôt le bouton "Upgrade to freeze", votre équipe est sur un forfait inférieur — passez à Data Rooms Plus pour débloquer cette fonctionnalité.

Étape 3 : Confirmer avec la phrase de sécurité

Pour éviter les gels accidentels, Papermark exige une confirmation tapée :

1. Dans la boîte de dialogue, tapez exactement confirm freeze dataroom dans le champ de vérification.
2. Cliquez sur Send verification code (Envoyer le code de vérification).

Étape 4 : Saisir le code de vérification par email

Pour plus de sécurité, Papermark envoie un code à 6 chiffres à l'adresse e-mail associée à votre compte :

1. Consultez votre boîte de réception pour le code de vérification.
2. Saisissez le code à 6 chiffres dans la boîte de dialogue.
3. Cliquez sur Confirm freeze dataroom.

Si vous ne recevez pas le code, cliquez sur "Resend" pour en envoyer un nouveau.

Étape 5 : Attendre la génération de l'archive

Après confirmation, la data room est fermée immédiatement et Papermark commence à générer l'archive de gel. Une barre de progression s'affiche pendant la préparation de l'archive. Vous pouvez quitter la page — la génération continue en arrière-plan.

Après le gel : télécharger l'archive

Une fois l'archive prête, retournez dans Settings → Danger Zone. La carte affiche désormais :

• La date et l'heure du gel, ainsi que le membre de l'équipe qui l'a déclenché
• Un bouton Download Freeze Archive
• L'empreinte SHA-256 d'intégrité de l'archive

Cliquez sur Download Freeze Archive pour télécharger le fichier zip.

Vérifier l'intégrité de l'archive

Vous pouvez vérifier localement que l'archive n'a pas été altérée en exécutant :

• macOS / Linux : shasum -a 256 <fichier>
• Windows : certutil -hashfile <fichier> SHA256

L'empreinte obtenue doit correspondre exactement à la valeur SHA-256 affichée dans la Danger Zone de votre data room.

Geler ou supprimer une data room ?

• Geler quand l'opération est terminée et que vous souhaitez conserver un enregistrement permanent et vérifiable du contenu et de l'activité de la data room.
• Supprimer quand vous n'avez plus besoin d'aucune trace de la data room et souhaitez tout effacer.
• Si vous souhaitez simplement révoquer l'accès de façon temporaire, utilisez plutôt la date d'expiration des liens.

Bonnes pratiques

• Informez votre équipe et les parties externes avant de geler — l'accès visiteurs est révoqué immédiatement.
• Téléchargez l'archive de gel et stockez-la dans votre archivage long terme sécurisé (ex. coffre-fort de conformité).
• Conservez l'empreinte SHA-256 à côté de l'archive afin de pouvoir re-vérifier l'intégrité à tout moment.
• Pour les opérations en cours, gelez chaque data room dès qu'elle est terminée pour garder votre compte bien organisé.

Gérer vos data rooms

Pour toute question sur le gel d'une data room ou pour obtenir de l'aide concernant une archive gelée, contactez notre équipe support.