So verschlüsseln Sie eine Excel-Datei im Jahr 2026

Eine Finanztabelle oder Kundendatenbank als Excel-Datei ohne Verschlüsselung zu teilen, ist wie die Bürotür unverschlossen zu lassen – jeder, der Zugriff erhält, kann Ihre sensiblen Daten einsehen und ändern. Die Excel-Verschlüsselung schützt Ihre Tabellen, indem sie ein Passwort zum Öffnen erfordert und so unbefugten Zugriff verhindert, selbst wenn die Datei geteilt, verloren oder gestohlen wird.

Die Excel-Verschlüsselung verwandelt Ihre Tabelle in unlesbaren Code, der nur mit dem richtigen Passwort entschlüsselt werden kann. Ob Sie Finanzdaten, Kundeninformationen oder proprietäre Formeln schützen – die Verschlüsselung von Excel-Dateien fügt eine entscheidende Sicherheitsebene hinzu. Dieser Leitfaden behandelt mehrere Methoden zur Verschlüsselung von Excel-Dateien, von integrierten Microsoft Office-Funktionen bis hin zu sicheren cloudbasierten Lösungen mit erweiterten Schutzfunktionen.

Kurze Zusammenfassung der Excel-Verschlüsselungsmethoden

1. Integrierte Microsoft Excel-Funktion: Nativer Passwortschutz mit Verschlüsselung über die integrierten Sicherheitsfunktionen von Excel
2. Archivverschlüsselung: Erstellen Sie passwortgeschützte ZIP-Dateien mit Excel-Arbeitsmappen
3. Verschlüsselungstools von Drittanbietern: Verwenden Sie spezialisierte Software wie VeraCrypt oder AxCrypt für erweiterte Verschlüsselung
4. Sichere Sharing-Plattformen: Nutzen Sie Papermark für verschlüsseltes Excel-Sharing mit Analytics und Zugriffskontrollen
5. Cloud-Speicher-Verschlüsselung: Nutzen Sie verschlüsselte Cloud-Speicherdienste mit zusätzlichen Sicherheitsebenen

Methode 1: Excel mit integrierten Microsoft Excel-Funktionen verschlüsseln

Microsoft Excel bietet integrierte Verschlüsselungsoptionen, die starke Sicherheit ohne zusätzliche Software bieten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verschlüsselung von Excel-Dateien:

1. Öffnen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe in Microsoft Excel
2. Navigieren Sie zu den Verschlüsselungsoptionen:
   • Klicken Sie auf Datei > Informationen
   • Klicken Sie auf Arbeitsmappe schützen > Mit Kennwort verschlüsseln
   • Alternativ gehen Sie zu Datei > Speichern unter > Tools > Allgemeine Optionen
3. Kennwortschutz festlegen:
   • Geben Sie ein sicheres Kennwort in das Feld Kennwort zum Öffnen ein (mindestens 8 Zeichen, Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Symbolen)
   • Bestätigen Sie das Kennwort
   • Klicken Sie auf OK
4. Speichern Sie die verschlüsselte Arbeitsmappe:
   • Klicken Sie auf Speichern oder Speichern unter
   • Die Datei erfordert nun das Kennwort zum Öffnen

Microsoft Excel verwendet AES-256-Verschlüsselung für kennwortgeschützte Dateien, was es unbefugten Benutzern extrem schwer macht, ohne das Kennwort auf Ihre Tabelle zuzugreifen. Diese Verschlüsselung gilt für die gesamte Arbeitsmappe und schützt alle Arbeitsblätter und Daten innerhalb der Datei.

Zusätzliche Excel-Schutzoptionen:

Schutz auf Arbeitsblattebene (schränkt die Bearbeitung ein, aber nicht die Ansicht):

1. Wählen Sie das Arbeitsblatt aus, das Sie schützen möchten
2. Klicken Sie auf Überprüfen > Blatt schützen
3. Berechtigungen festlegen: Wählen Sie aus, welche Elemente Benutzer bearbeiten können (Zellen, Formatierung usw.)
4. Geben Sie ein Kennwort ein (optional, aber empfohlen)
5. Klicken Sie auf OK, um den Schutz anzuwenden

Schutz der Arbeitsmappenstruktur (verhindert das Hinzufügen/Löschen von Arbeitsblättern):

1. Klicken Sie auf Überprüfen > Arbeitsmappe schützen
2. Aktivieren Sie "Struktur", um Änderungen an Arbeitsblättern zu verhindern
3. Geben Sie ein Kennwort ein und bestätigen Sie es
4. Klicken Sie auf OK

Hinweis: Die integrierte Verschlüsselung von Excel ist stark, bietet jedoch keine Zugriffsverfolgung oder die Möglichkeit, den Zugriff nach dem Teilen zu widerrufen. Für geschäftliche Anwendungsfälle sollten Sie Methode 4 für zusätzliche Funktionen in Betracht ziehen.

Methode 2: Excel mit Archivierungstools verschlüsseln

Das Erstellen passwortgeschützter ZIP-Archive ist eine einfache Möglichkeit, Excel-Dateien zu verschlüsseln, ohne die Tabelle selbst zu verändern.

Windows: Verschlüsselte ZIP-Dateien erstellen

1. Wählen Sie Ihre Excel-Datei im Datei-Explorer aus
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Senden an > ZIP-komprimierter Ordner
3. Doppelklicken Sie auf die ZIP-Datei, um sie zu öffnen
4. Klicken Sie auf Datei > Kennwort hinzufügen (Windows 10/11)
5. Geben Sie ein sicheres Kennwort ein und bestätigen Sie es
6. Klicken Sie auf OK, um die Verschlüsselung anzuwenden

Hinweis: Die in Windows integrierte ZIP-Verschlüsselung ist relativ schwach. Verwenden Sie für höhere Sicherheit Tools von Drittanbietern wie 7-Zip.

7-Zip verwenden (Windows/Mac/Linux)

1. Laden Sie 7-Zip herunter und installieren Sie es von 7-zip.org
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Excel-Datei (oder den Ordner mit Excel-Dateien)
3. Wählen Sie 7-Zip > Zu einem Archiv hinzufügen
4. Konfigurieren Sie die Verschlüsselung:
   • Setzen Sie das Archivformat auf "7z" oder "zip"
   • Geben Sie ein sicheres Kennwort ein
   • Wählen Sie die Verschlüsselungsmethode "AES-256"
   • Aktivieren Sie "Dateinamen verschlüsseln" für zusätzliche Sicherheit
5. Klicken Sie auf OK, um das verschlüsselte Archiv zu erstellen

7-Zip verwendet AES-256-Verschlüsselung, die deutlich stärker ist als die Standard-ZIP-Verschlüsselung von Windows. Das verschlüsselte Archiv erfordert das Kennwort, um die Excel-Datei zu extrahieren und anzuzeigen.

Mac: Verschlüsselte ZIP-Dateien erstellen

1. Wählen Sie Ihre Excel-Datei im Finder aus

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie [Dateiname] komprimieren

3. Öffnen Sie das Terminal (Programme > Dienstprogramme)

4. Navigieren Sie zum Speicherort der ZIP-Datei:

   cd ~/Desktop
   

5. Verschlüsseln Sie die ZIP-Datei:

   zip -e encrypted_file.zip original_file.zip
   

6. Geben Sie ein Kennwort ein und bestätigen Sie es, wenn Sie dazu aufgefordert werden

Die Archivverschlüsselung bietet eine zusätzliche Schutzebene, aber Empfänger müssen das Archiv extrahieren, bevor sie die Excel-Datei öffnen können. Diese Methode eignet sich am besten für die E-Mail-Übertragung oder die grundlegende Dateispeicherung.

Methode 3: Excel mit Verschlüsselungssoftware von Drittanbietern verschlüsseln

Für erweiterte Verschlüsselungsanforderungen bietet spezialisierte Software zusätzliche Funktionen und Flexibilität über die integrierten Optionen von Excel hinaus.

VeraCrypt (Windows/Mac/Linux)

VeraCrypt ist eine kostenlose Open-Source-Festplattenverschlüsselungssoftware, die verschlüsselte Container für Excel-Dateien erstellen kann.

1. VeraCrypt herunterladen und installieren von veracrypt.fr
2. Neues Volume erstellen:
   • Auf Volume erstellen klicken
   • Verschlüsselten Dateicontainer erstellen wählen
   • Volume-Typ auswählen (Standard oder versteckt)
   • Speicherort und Namen für den Container wählen
3. Verschlüsselungseinstellungen konfigurieren:
   • Verschlüsselungsalgorithmus auswählen (AES empfohlen)
   • Hash-Algorithmus wählen (SHA-512 empfohlen)
   • Volume-Größe festlegen (groß genug für Ihre Excel-Dateien)
4. Starkes Passwort festlegen (mindestens 20 Zeichen empfohlen)
5. Volume formatieren und einbinden
6. Excel-Dateien in das eingebundene Volume kopieren
7. Aushängen, wenn Sie fertig sind, um die Dateien zu sichern

VeraCrypt bietet militärische Verschlüsselung und ist ideal für hochsensible Excel-Dateien, die maximale Sicherheit erfordern.

AxCrypt (Windows/Mac)

AxCrypt bietet einfache Dateiverschlüsselung mit Cloud-Speicher-Integration.

1. AxCrypt herunterladen und installieren
2. Rechtsklick auf eine Excel-Datei und AxCrypt > Verschlüsseln wählen
3. Passwort eingeben, wenn Sie dazu aufgefordert werden
4. Die Datei ist verschlüsselt und kann nur mit AxCrypt und Ihrem Passwort geöffnet werden

AxCrypt ist benutzerfreundlich und lässt sich gut in Cloud-Speicherdienste integrieren, was es praktisch für die Verschlüsselung von Excel-Dateien macht, die in Dropbox, Google Drive oder OneDrive gespeichert sind.

Methode 4: Excel mit Papermark verschlüsseln

Papermark bietet eine sichere Möglichkeit, Excel-Dateien mit erweiterten Sicherheitsfunktionen zu verschlüsseln und zu teilen, die über den einfachen Passwortschutz hinausgehen, einschließlich Analysen, Zugriffskontrollen und dynamischen Wasserzeichen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verschlüsselung von Excel-Dateien mit Papermark:

1. Erstellen Sie Ihr Papermark-Konto:

   • Besuchen Sie Papermark
   • Registrieren Sie sich für ein kostenloses Konto oder melden Sie sich an
   • Greifen Sie auf Ihr sicheres Dashboard zu

2. Laden Sie Ihre Excel-Datei hoch:

   • Klicken Sie auf "Dokument hochladen" oder ziehen Sie Ihre Excel-Datei per Drag & Drop
   • Papermark verschlüsselt Dateien während des Uploads automatisch mit AES-256-Verschlüsselung
   • Unterstützt Excel-Dateien (.xlsx, .xls) jeder Größe
   • Excel-Dateien werden für die sichere Anzeige in PDF konvertiert

3. Konfigurieren Sie Verschlüsselungs- und Sicherheitseinstellungen:

   • Navigieren Sie zu den Dokumenteinstellungen
   • Aktivieren Sie den Passwortschutz und legen Sie ein sicheres Passwort fest
   • Aktivieren Sie die E-Mail-Verifizierung, um die Identitätsbestätigung des Empfängers zu verlangen
   • Legen Sie Ablaufdaten für den Zugriff fest, um die Dateizugänglichkeit zu begrenzen
   • Konfigurieren Sie Allowlist/Denylist, um zu steuern, wer auf die Excel-Datei zugreifen kann

4. Aktivieren Sie erweiterte Schutzfunktionen:
   • Aktivieren Sie dynamische Wasserzeichen, um Empfängerinformationen auf jeder Seite hinzuzufügen
   • Aktivieren Sie Download-Verhinderung, um nur die Anzeige zu erlauben
   • Konfigurieren Sie den Screenshot-Schutz, um unbefugte Aufnahmen zu verhindern
   • Legen Sie benutzerdefinierte Berechtigungen für verschiedene Empfänger fest
   • Aktivieren Sie NDA-Gate vor dem Zugriff für zusätzlichen rechtlichen Schutz

5. Teilen Sie die verschlüsselte Excel-Datei:
   • Generieren Sie einen sicheren, verschlüsselten Link
   • Teilen Sie den Link per E-Mail oder Messaging
   • Übermitteln Sie das Passwort über einen separaten, sicheren Kanal
   • Überwachen Sie den Zugriff über das Seite-für-Seite-Analyse-Dashboard von Papermark

Papermark verwendet serverseitige AES-256-Verschlüsselung in Kombination mit umfassenden Zugriffskontrollen. Obwohl es keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verwendet, bietet es starke Sicherheit mit dem zusätzlichen Vorteil von Dokumentenanalysen, Engagement-Tracking und Zugriffswiderruf – ideal für geschäftliche Anwendungsfälle, bei denen Sie nachverfolgen müssen, wer Ihre Excel-Datei wann angesehen hat.

Excel-Dateien verschlüsseln und sicher teilen

Methode 5: Excel mit Cloud-Speicher-Verschlüsselung verschlüsseln

Viele Cloud-Speicherdienste bieten Verschlüsselungsfunktionen, die Excel-Dateien schützen können, die in der Cloud gespeichert sind.

Microsoft OneDrive

1. Laden Sie Ihre Excel-Datei auf OneDrive hoch
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Teilen
3. Legen Sie Freigabeberechtigungen fest:
   • Wählen Sie aus, wer zugreifen kann (bestimmte Personen oder jeder mit Link)
   • Legen Sie ein Ablaufdatum fest (falls verfügbar)
   • Fordern Sie ein Passwort an (falls in Ihrem Tarif verfügbar)
4. Generieren Sie einen sicheren Link und teilen Sie ihn

OneDrive verwendet Verschlüsselung im Ruhezustand und während der Übertragung, aber das Schutzniveau hängt von Ihrem Microsoft 365-Tarif ab. Enterprise-Tarife bieten erweiterte Sicherheitsfunktionen.

Google Drive

1. Laden Sie Ihre Excel-Datei auf Google Drive hoch
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Teilen
3. Konfigurieren Sie die Freigabeeinstellungen:
   • Legen Sie Zugriffsberechtigungen fest (Betrachter, Kommentator, Bearbeiter)
   • Beschränken Sie auf bestimmte Personen
   • Legen Sie ein Ablaufdatum fest (falls verfügbar)
4. Kopieren Sie den Freigabe-Link und verteilen Sie ihn

Google Drive verschlüsselt Dateien während der Übertragung und im Ruhezustand, bietet aber keinen Passwortschutz für einzelne Dateien. Für höhere Sicherheit kombinieren Sie Google Drive mit Archiv-Verschlüsselung (Methode 2) oder verwenden Sie eine sichere Sharing-Plattform.

Sicherheitsüberlegungen: Cloud-Speicher-Verschlüsselung schützt auf Servern gespeicherte Dateien, bietet aber nicht das gleiche Maß an Zugriffskontrolle und Nachverfolgung wie dedizierte sichere Sharing-Plattformen. Für sensible geschäftliche Excel-Dateien sollten Sie Papermarks sichere Dateifreigabe für erweiterten Schutz in Betracht ziehen.

Vergleich: Excel-Verschlüsselungsmethoden

Best Practices für Excel-Verschlüsselung

Befolgen Sie diese Praktiken, um die Sicherheit Ihrer verschlüsselten Excel-Dateien zu maximieren.

1. Verwenden Sie starke Passwörter: Erstellen Sie Passwörter mit mindestens 16 Zeichen, die Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen kombinieren. Vermeiden Sie Wörterbuchwörter, persönliche Informationen oder gängige Muster. Erwägen Sie die Verwendung eines Passwort-Managers, um starke Passwörter zu generieren und zu speichern.

2. Sichern Sie Passwörter sicher: Bewahren Sie Passwörter immer an einem sicheren Ort getrennt von Ihren verschlüsselten Excel-Dateien auf. Verwenden Sie einen Passwort-Manager oder eine verschlüsselte Notiz-App. Teilen Sie niemals Passwörter in derselben E-Mail oder Nachricht wie den Datei-Link.

3. Wählen Sie die geeignete Verschlüsselungsstärke: Verwenden Sie für hochsensible Daten AES-256-Verschlüsselung. Die integrierte Verschlüsselung von Excel verwendet standardmäßig AES-256, was für Finanzdaten, Kundeninformationen und proprietäre Formeln empfohlen wird.

4. Schützen Sie Formeln und Struktur: Verwenden Sie zusätzlich zur Dateiverschlüsselung die Arbeitsblatt- und Arbeitsmappen-Schutzfunktionen von Excel. Dies verhindert, dass unbefugte Benutzer Formeln einsehen oder die Tabellenstruktur ändern können, selbst wenn sie Zugriff erhalten.

5. Überprüfen Sie, ob die Verschlüsselung funktioniert: Testen Sie, dass verschlüsselte Excel-Dateien nicht ohne das korrekte Passwort geöffnet werden können, bevor Sie sich bei sensiblen Daten auf die Verschlüsselung verlassen. Versuchen Sie, die Datei ohne Passwort zu öffnen, um zu bestätigen, dass der Schutz aktiv ist.

6. Kombinieren Sie Verschlüsselung mit anderen Sicherheitsmaßnahmen: Verschlüsselung schützt ruhende Excel-Dateien, verwenden Sie aber auch sichere Übertragungsmethoden (HTTPS, sichere E-Mail), Zugriffskontrollen und erwägen Sie dynamische Wasserzeichen für zusätzlichen Schutz vor unbefugter Weitergabe bei der Nutzung sicherer Sharing-Plattformen.

Fazit

Die Verschlüsselung von Excel-Dateien schützt Ihre sensiblen Tabellen vor unbefugtem Zugriff, egal ob sie lokal gespeichert oder online geteilt werden. Wählen Sie die integrierte Verschlüsselung von Microsoft Excel für den lokalen Dateischutz, Archiv-Verschlüsselung für die E-Mail-Übertragung oder Papermark für verschlüsseltes Excel-Sharing mit Analysen und erweiterten Zugriffskontrollen. Für geschäftliche Anwendungsfälle, bei denen Sie den Zugriff nachverfolgen und das Teilen kontrollieren müssen, bietet Papermarks sicheres File-Sharing Verschlüsselung plus umfassende Sicherheitsfunktionen für Ihre Excel-Dateien.

Beginnen Sie mit der Verschlüsselung Ihrer Excel-Dateien

Häufig gestellte Fragen