Wie kann man Dokumente aus einem Datenraum mit OTP-Verifizierung in großen Mengen herunterladen?

Besucher eines Datenraums müssen häufig viele Dokumente auf einmal für die Offline-Überprüfung herunterladen. Mit der Massen-Download-Funktion können sie Dateien oder Ordner auswählen und als ein einzelnes Archiv herunterladen – mit Einmalpasswort (OTP)-Verifizierung, um sicherzustellen, dass nur die autorisierte Person den Download abschließen kann.

Massen-Downloads mit OTP-Verifizierung sind im Data Rooms-Plan und darüber verfügbar. Downloads müssen außerdem am Link selbst aktiviert sein.

Was der Massen-Download mit OTP bewirkt

Wenn ein Besucher einen Massen-Download auslöst:

1. Er wählt die gewünschten Dateien oder Ordner aus.
2. Papermark sendet ein Einmalpasswort an die E-Mail-Adresse des Besuchers.
3. Der Besucher gibt das OTP im Datenraum ein.
4. Papermark packt die Dateien in ein einzelnes Archiv (.zip) und startet den Download.
5. Der Download-Fortschritt wird im Datenraum mit einer Echtzeit-Anzeige dargestellt.

Der OTP-Schritt stellt sicher, dass die Person, die den Download auslöst, dieselbe Person ist, die den Link ursprünglich erhalten hat. Selbst wenn der Link weitergeleitet wird, kommt das OTP nur an die verifizierte E-Mail-Adresse.

Was im Download enthalten ist

• Ausgewählte Dateien einschließlich PDFs, Tabellen, Präsentationen, Bilder und andere unterstützte Dateitypen
• Ordnerstruktur im Archiv erhalten
• Wasserzeichen auf jedem Dokument angewendet, wenn für deinen Datenraum-Link Wasserzeichen aktiviert sind
• Audit-Log-Einträge für jede im Download enthaltene Datei

Schritt für Schritt: Massen-Downloads für deinen Link aktivieren

1. Melde dich bei Papermark an und öffne deinen Datenraum.
2. Gehe zum Tab Links.
3. Öffne die Link-Einstellungen.
4. Aktiviere Downloads erlauben.
5. Stelle sicher, dass E-Mail-Verifizierung erforderlich aktiviert ist (dies ermöglicht das OTP).
6. Speichere den Link.

Weitere Informationen zu Download-Einstellungen findest du unter Datei-Downloads aus deinem Datenraum erlauben.

Schritt für Schritt: Besucher-Ablauf

Das sehen deine Besucher:

1. Der Besucher öffnet den Datenraum-Link und verifiziert seine E-Mail-Adresse.
2. Der Besucher wählt Dateien oder Ordner mithilfe der Checkboxen neben den jeweiligen Elementen aus.
3. Der Besucher klickt oben im Datenraum auf Herunterladen.
4. Papermark sendet ein Einmalpasswort an die E-Mail-Adresse des Besuchers.
5. Der Besucher gibt das OTP im Datenraum ein.
6. Papermark erstellt das Archiv und startet den Download im Browser des Besuchers.

Der Besucher sieht einen Fortschrittsbalken, während das Archiv vorbereitet wird. Enthält der Datenraum viele große Dateien, kann die Erstellung des Archivs einen Moment dauern.

Massen-Downloads aktivieren

Anwendungsfälle

• Due-Diligence-Prüfer: Alle Finanzdokumente auf einmal für die Offline-Analyse herunterladen.
• Rechtsberater: Einen ganzen Ordner mit Verträgen vor einem Abschluss sichern.
• Prüfer: Eine Momentaufnahme aller Belege für ein Prüfungsarbeitspapier erstellen.
• Investoren: Das gesamte Investorenpaket herunterladen, anstatt jede Datei einzeln anzuklicken.

Sicherheitshinweise

• E-Mail-Verifizierung ist erforderlich, bevor ein OTP gesendet werden kann – anonymes Link-Sharing erlaubt daher keine Massen-Downloads.
• Wasserzeichen werden angewendet, wenn für den Link Wasserzeichen aktiviert sind. Jedes Dokument im Archiv trägt das identifizierende Wasserzeichen des Besuchers.
• Das Audit-Log erfasst jede im Download enthaltene Datei mit Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse und Zeitstempel des Besuchers.
• Versteckte Dokumente werden ausgeschlossen. Dateien, auf die der Besucher keine Zugriffsberechtigung hat, sind nicht im Archiv enthalten.
• Download- und Druckeinstellungen gelten weiterhin. Wenn das Drucken deaktiviert ist, unterliegen die heruntergeladenen PDFs weiterhin den Druckereinstellungen des Besuchers, Wasserzeichen bleiben jedoch erhalten.

Häufig gestellte Fragen

Verwandte Anleitungen

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• Dynamisches Dokument-Wasserzeichen

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