E-Mail-Benachrichtigungen in Papermark verwalten

Papermark kann zwei Arten von E-Mail-Benachrichtigungen versenden, um Ihr Team und Besucher auf dem Laufenden zu halten. Dieser Leitfaden erklärt, was jede Benachrichtigung enthält, wer sie erhält und wie Sie sie aktivieren oder deaktivieren können.

Benachrichtigungsarten

• Ansichtsbenachrichtigungen (Teammitglieder): Werden an Ihr Team gesendet, wenn ein Dokument oder ein Datenraum-Link angesehen wird. Ausgelöst durch das Ansichtsereignis.
• Datenraum-Aktualisierungsbenachrichtigungen (Besucher): Werden an verifizierte Besucher gesendet, wenn neue Dokumente zu einem Datenraum hinzugefügt werden (optional pro Datenraum).

Ansichtsbenachrichtigungen ein- oder ausschalten (pro Link)

Jeder Dokument- oder Datenraum-Link verfügt über einen Schalter namens "E-Mail-Benachrichtigung erhalten". Schalten Sie ihn ein, um Ansichts-E-Mails für diesen Link zu erhalten, oder schalten Sie ihn aus, um sie stummzuschalten.

Schritte:

1. Öffnen Sie das Dokument oder den Datenraum
2. Scrollen Sie zum Abschnitt Links
3. Klicken Sie in der Link-Tabelle auf das Menü ⋯ neben dem Link und wählen Sie Bearbeiten

4. Scrollen Sie zum Abschnitt E-Mail-Benachrichtigung erhalten und schalten Sie den Schalter ein oder aus

Verwandt: So schalten Sie Link-Benachrichtigungen aus

Datenraum-Aktualisierungsbenachrichtigungen ein- oder ausschalten (pro Datenraum)

Sie können verifizierte Besucher benachrichtigen, wenn neue Dokumente zu einem bestimmten Datenraum hinzugefügt werden. Dies wird in den Einstellungen des Datenraums gesteuert und wirkt sich auf zukünftige Änderungen aus.

Schritte:

1. Öffnen Sie den Datenraum → Einstellungen → Benachrichtigungen

2. Aktivieren Sie "Besucher benachrichtigen, wenn neue Dokumente hinzugefügt werden"

Der Schalter entspricht enableChangeNotifications in den Dataroom-Einstellungen und ist in Datarooms Plus oder Testplänen verfügbar.

Wer erhält Benachrichtigungen?

• Ansichtsbenachrichtigungen (intern): Werden an Team-Administratoren und Manager des Teams gesendet, dem der angesehene Inhalt gehört. Der Dokumenteninhaber wird ebenfalls einbezogen. Domains auf der Ignorierliste des Teams lösen keine Benachrichtigungen aus.
• Dataroom-Aktualisierungsbenachrichtigungen (extern): Werden an verifizierte Besucher gesendet, die den Dataroom zuvor angesehen haben, wenn neue Dokumente hinzugefügt werden und Benachrichtigungen für diesen Raum aktiviert sind.

Welche Informationen sind in den E-Mails enthalten?

Ansichtsbenachrichtigungen (Dokument- oder Dataroom-Ansichten)

Basierend auf dem Code in /pages/api/jobs/send-notification.ts enthalten E-Mails:

• Inhaltsname (Dokument oder Dataroom)
• Link-Name (oder Fallback wie Link #ABCDE)
• Betrachter-E-Mail (falls verfügbar)
• Optionaler Standort (Stadt, Region, Land) bei Business/Enterprise-Plänen

Der Standort wird nur angegeben, wenn der Teamplan nicht Free, Starter oder Pro ist.

Dataroom-Aktualisierungsbenachrichtigungen (neue Dokumente für Besucher)

Basierend auf /lib/emails/send-dataroom-notification.ts und der DataroomNotificationVorlage enthalten E-Mails:

• Betreff: "Neues Dokument verfügbar in [Dataroom-Name]"
• Dataroom-Name und Name des neu hinzugefügten Dokuments
• Absender (das Teammitglied, das die Aktion durchgeführt hat)
• Eine Schaltfläche zum Öffnen des Datarooms und eine einfache URL als Alternative
• Einen Abmeldelink für den Betrachter

Abmeldung und Präferenzen

Für externe Besucher (Dataroom-Aktualisierungsbenachrichtigungen)

Alle externen Dataroom-Aktualisierungs-E-Mails enthalten einen Abmelden-Link. Besucher können sich jederzeit über den Link in der Fußzeile abmelden (verwaltet durch /api/unsubscribe/dataroom).

Für interne Teammitglieder (Benachrichtigungen anzeigen)

Team-Inhaber können Benachrichtigungslärm reduzieren, indem sie Domains zur Liste Ignorierte Domains für Benachrichtigungen in Einstellungen → Allgemein hinzufügen.

Schritte:

1. Öffne Einstellungen → Allgemein
2. Finde die Karte Ignorierte Domains für Benachrichtigungen
3. Füge Domains hinzu (eine pro Zeile), beginnend mit @ (z.B. @company.com)
4. Klicke auf Änderungen speichern

Wenn jemand von einer ignorierten Domain einen Link ansieht, erhält niemand in deinem Team Benachrichtigungen. Analysen werden trotzdem aufgezeichnet.

Tipps:

• Verwende dies für deine eigene Unternehmensdomäne, um internen Benachrichtigungsspam zu vermeiden
• Du kannst eine Liste einfügen – Papermark entfernt Duplikate und bereinigt Einträge
• Benachrichtigungen wieder erhalten? Entferne einfach die Domain und speichere

Verwandt: Ansichtsbenachrichtigungen für bestimmte Domains deaktivieren

Hinweise und Einschränkungen

• Ansichtsbenachrichtigungen erfordern, dass der Link-spezifische Schalter aktiviert ist.
• Dataroom-Aktualisierungsbenachrichtigungen erfordern, dass der Dataroom-spezifische Schalter aktiviert ist und gehen nur an verifizierte Besucher.
• Einige Benachrichtigungsfunktionen hängen von deinem Tarif ab (z.B. Standortdetails bei Business/Enterprise).