E-Mail-Benachrichtigungen in Papermark verwalten

Papermark kann zwei Arten von E-Mail-Benachrichtigungen versenden, um Ihr Team und Besucher auf dem Laufenden zu halten. Dieser Leitfaden erklärt, was jede Benachrichtigung enthält, wer sie erhält und wie Sie sie aktivieren oder deaktivieren können.

Benachrichtigungsarten

• Ansichtsbenachrichtigungen (Teammitglieder): Werden an Ihr Team gesendet, wenn ein Dokument oder ein Datenraum-Link angesehen wird. Ausgelöst durch das Ansichtsereignis.
• Datenraum-Aktualisierungsbenachrichtigungen (Besucher): Werden an verifizierte Besucher gesendet, wenn neue Dokumente zu einem Datenraum hinzugefügt werden (optional pro Datenraum).

Ansichtsbenachrichtigungen ein- oder ausschalten (pro Link)

Jeder Dokument- oder Datenraum-Link verfügt über einen Schalter namens "E-Mail-Benachrichtigung erhalten". Schalten Sie ihn ein, um Ansichts-E-Mails für diesen Link zu erhalten, oder schalten Sie ihn aus, um sie stummzuschalten.

Schritte:

1. Öffnen Sie das Dokument oder den Datenraum
2. Scrollen Sie zum Abschnitt Links
3. Klicken Sie in der Link-Tabelle auf das Menü ⋯ neben dem Link und wählen Sie Bearbeiten

4. Scrollen Sie zum Abschnitt E-Mail-Benachrichtigung erhalten und schalten Sie den Schalter ein oder aus

Verwandt: So schalten Sie Link-Benachrichtigungen aus

Datenraum-Aktualisierungsbenachrichtigungen ein- oder ausschalten (pro Datenraum)

Sie können verifizierte Besucher benachrichtigen, wenn neue Dokumente zu einem bestimmten Datenraum hinzugefügt werden. Dies wird in den Einstellungen des Datenraums gesteuert und wirkt sich auf zukünftige Änderungen aus.

Schritte:

1. Öffnen Sie den Datenraum → Einstellungen → Benachrichtigungen

2. Aktivieren Sie "Besucher benachrichtigen, wenn neue Dokumente hinzugefügt werden"

Der Schalter entspricht enableChangeNotifications in den Datenraum-Einstellungen und ist in den Datarooms Plus- oder Testplänen verfügbar.

Wer erhält Benachrichtigungen?

• Ansichtsbenachrichtigungen (intern): Werden an Team-Administratoren und Manager des Teams gesendet, dem der angesehene Inhalt gehört. Der Dokumenteninhaber wird ebenfalls einbezogen. Domains auf der Ignorierliste des Teams lösen keine Benachrichtigungen aus.
• Dataroom-Aktualisierungsbenachrichtigungen (extern): Werden an verifizierte Besucher gesendet, die den Dataroom zuvor angesehen haben, wenn neue Dokumente hinzugefügt werden und Benachrichtigungen für diesen Raum aktiviert sind.

Welche Informationen sind in den E-Mails enthalten?

Ansichtsbenachrichtigungen (Dokument- oder Dataroom-Ansichten)

Basierend auf dem Code in /pages/api/jobs/send-notification.ts enthalten E-Mails:

• Inhaltsname (Dokument oder Datenraum)
• Link-Name (oder Fallback wie Link #ABCDE)
• E-Mail des Betrachters (falls verfügbar)
• Optionaler Standort (Stadt, Region, Land) in Business/Enterprise-Plänen

Der Standort wird nur angegeben, wenn der Teamplan nicht Free, Starter oder Pro ist.

Dataroom-Aktualisierungsbenachrichtigungen (neue Dokumente für Besucher)

Basierend auf /lib/emails/send-dataroom-notification.ts und der DataroomNotification-Vorlage enthalten E-Mails:

• Betreff: "Neues Dokument verfügbar in [Dataroom-Name]"
• Dataroom-Name und Name des neu hinzugefügten Dokuments
• Absender (das Teammitglied, das die Aktion durchgeführt hat)
• Eine Schaltfläche zum Öffnen des Datarooms und eine einfache URL als Alternative
• Einen Abmeldelink für den Betrachter

Abmeldung und Präferenzen

Für externe Besucher (Dataroom-Aktualisierungsbenachrichtigungen)

Alle externen Datenraum-Update-E-Mails enthalten einen Abmelde-Link. Besucher können sich jederzeit über den Link in der Fußzeile abmelden (verwaltet durch /api/unsubscribe/dataroom).

Für interne Teammitglieder (Benachrichtigungen anzeigen)

Team-Inhaber können Benachrichtigungslärm reduzieren, indem sie Domains zur Liste Ignorierte Domains für Benachrichtigungen in Einstellungen → Allgemein hinzufügen.

Schritte:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Allgemein
2. Suchen Sie die Karte Ignorierte Domains für Benachrichtigungen
3. Fügen Sie Domains hinzu (eine pro Zeile), beginnend mit @ (z. B. @company.com)
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern

Wenn jemand von einer ignorierten Domain einen Link ansieht, erhält niemand in deinem Team Benachrichtigungen. Analysen werden trotzdem aufgezeichnet.

Tipps:

• Verwende dies für deine eigene Unternehmensdomäne, um internen Benachrichtigungsspam zu vermeiden
• Du kannst eine Liste einfügen – Papermark entfernt Duplikate und bereinigt Einträge
• Benachrichtigungen wieder erhalten? Entferne einfach die Domain und speichere

Verwandt: Ansichtsbenachrichtigungen für bestimmte Domains deaktivieren

Erweiterte Einstellungen für Besucher-Benachrichtigungen

Über den einfachen Ein/Aus-Schalter hinaus kannst du genau festlegen, welche Ereignisse E-Mails auslösen und wie oft du diese erhältst. Das ist hilfreich, wenn du über wichtige Ereignisse (Downloads, tiefes Engagement) benachrichtigt werden möchtest, ohne für jeden flüchtigen Aufruf eine E-Mail zu bekommen.

Wähle aus, welche Ereignisse E-Mails auslösen

Erweitere in den Link-Einstellungen den Bereich Benachrichtigungseinstellungen, um festzulegen, welche Ereignisse dir eine E-Mail senden sollen:

• Neue Aufrufe: jeder erstmalige Besuch des Links
• Wiederholte Aufrufe: jedes Mal, wenn ein bekannter Besucher zurückkommt
• Downloads: jeder Download-Versuch (funktioniert mit Massen-Downloads und Ordner-Downloads)
• Bestimmte Seitenbesuche: bestimmte Seiten im Dokument lösen eine Benachrichtigung aus
• Uploads in den Datenraum: aktiviere Upload-Benachrichtigungen für Datei-Anfrage-Links

Du kannst beliebige Kombinationen wählen. Zum Beispiel eignet sich "nur Downloads" gut für Links mit hohem Aufkommen, bei denen Aufrufs-E-Mails störend wären.

Wähle eine Benachrichtigungshäufigkeit

Für jeden Link oder Datenraum kannst du festlegen, wie oft E-Mails eingehen:

• Sofort: eine E-Mail pro Ereignis, sobald es eintritt (Standard)
• Tägliche Zusammenfassung: eine Übersichts-E-Mail pro Tag mit allen Ereignissen
• Wöchentliche Zusammenfassung: eine Übersichts-E-Mail pro Woche

Die Häufigkeitseinstellungen können pro Link unterschiedlich sein – so kann ein Investor-Link auf "Sofort" bleiben, während ein stark frequentierter Marketing-Link in einer täglichen Zusammenfassung gebündelt wird.

Einstellungen pro Besucher oder pro Gruppe festlegen

Für Datenräume kannst du Benachrichtigungen pro Besuchergruppe konfigurieren. Erhalte sofortige E-Mails für deine Prioritätsgruppe (Lead-Investor, Hauptkäufer) und eine tägliche Zusammenfassung für alle anderen.

So konfigurieren Sie es:

1. Öffnen Sie den Datenraum.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Benachrichtigungen.
3. Wählen Sie eine Gruppe oder einen Besucher aus und legen Sie die Häufigkeit und die Ereignistypen fest.
4. Speichern Sie die Konfiguration.

Hinweise und Einschränkungen

• Für Ansichtsbenachrichtigungen muss der Schalter pro Link aktiviert sein.
• Datenraum-Aktualisierungsbenachrichtigungen erfordern, dass der Schalter pro Datenraum aktiviert ist, und werden nur an verifizierte Besucher gesendet.
• Einige Benachrichtigungsfunktionen hängen von Ihrem Tarif ab (z. B. Standortdetails bei Business/Enterprise).
• Häufigkeitsoptionen (Zusammenfassung, wöchentlich) sind im Business-Tarif und höher verfügbar.