Wie teilt man Outlook .msg-E-Mail-Dateien mit Papermark?

E-Mail-Korrespondenz ist oft das wichtigste Beweismittel bei der Due Diligence und rechtlichen Prüfungen. Papermark unterstützt Outlook .msg-Dateien nativ, sodass du E-Mail-Threads teilen kannst, ohne sie in PDF umzuwandeln und dabei Metadaten wie Absender, Empfänger und Zeitstempel zu verlieren.

Die Unterstützung von .msg-Dateien ist im Pro-Plan und höher verfügbar.

Warum .msg-Dateien statt PDFs hochladen

Wenn du eine E-Mail in ein PDF umwandelst, behältst du den Inhalt, verlierst aber den Kontext. Ein nativer .msg-Upload bewahrt:

• Ursprünglicher Absender, Empfänger (An, CC, BCC) und Antwortadressen
• Betreffzeile und genauen Zeitstempel
• Den vollständigen E-Mail-Text mit Formatierung
• Anlagen-Metadaten (sofern Anlagen referenziert sind)

Bei Käufern in M&A-Transaktionen, Anwälten bei der Vorbereitung von Offenlegungsverfahren oder Prüfern bei der Überprüfung von Nachverfolgungen sind die Metadaten oft genauso wichtig wie der eigentliche Text. Das native .msg-Format bewahrt all das.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: E-Mail als .msg aus Outlook speichern

In Outlook auf deinem Desktop:

1. Öffne die E-Mail, die du teilen möchtest.
2. Klicke auf Datei und dann auf Speichern unter.
3. Wähle Outlook-Nachrichtenformat (.msg) aus dem Format-Dropdown aus.
4. Speichere die Datei auf deinem Computer.

Wenn du Outlook im Web oder auf dem Mac verwendest, kannst du die E-Mail aus dem Posteingang auf deinen Desktop ziehen, was in der Regel eine .msg- (oder .eml-)Datei erstellt.

Schritt 2: In Papermark hochladen

1. Melde dich bei Papermark an.
2. Klicke in der Seitenleiste auf Dokumente.
3. Klicke auf Hochladen und wähle die Datei .msg aus.
4. Die E-Mail wird im Papermark-Viewer geöffnet und alle Metadaten bleiben erhalten.

Schritt 3: Mit Betrachtern teilen

1. Klicke auf Link erstellen.
2. Konfiguriere die Zugriffskontrollen.
3. Speichere den Link und kopiere ihn.

Betrachter sehen Absender, Empfänger, Betreff, Zeitstempel und den Inhalt der E-Mail sauber in ihrem Browser dargestellt – ganz ohne Outlook.

Eine .msg-Datei hochladen

Häufige Anwendungsfälle

• M&A-Due-Diligence: Wichtige E-Mail-Verläufe als Nachweis für Kundenverträge, Partnerschaften oder Vorstandsentscheidungen einbinden.
• Rechtliche Offenlegung: E-Mail-Korrespondenz mit der Gegenseite oder Sachverständigen teilen.
• Prüfungsarbeitsunterlagen: Prüfern die ursprünglichen E-Mails hinter wesentlichen Transaktionen zur Verfügung stellen.
• Interne Untersuchungen: E-Mail-Nachweise sammeln und mit Ermittlern teilen, während die Metadaten erhalten bleiben.
• Compliance-Prüfungen: Einen unveränderlichen Kommunikationsverlauf für Behörden bereitstellen.

.msg-Dateien zu einem Datenraum hinzufügen

Für Deal Rooms mit vielen E-Mail-Verläufen empfiehlt es sich, diese in einem eigenen Ordner zu organisieren:

1. Öffne deinen Datenraum.
2. Erstelle einen Ordner namens „Korrespondenz“ oder „E-Mail-Nachweise“.
3. Klicke auf Hinzufügen, dann auf Datei hochladen, und wähle die Dateien .msg aus (Massen-Upload wird unterstützt).
4. Lege Berechtigungen fest, damit nur die richtigen Prüfer Zugriff haben.

Die Dateien .msg verhalten sich wie jedes andere Dokument: Sie erscheinen in der Indexdatei, unterliegen granularen Berechtigungen und werden in der Analyse erfasst.

Sicherheit und Schutz

Outlook-Dateien .msg erben den gesamten Standard-Schutz von Papermark:

• E-Mail-Verifizierung vor dem Ansehen
• Passwortschutz
• Ablaufdaten
• Dynamische Wasserzeichen mit der Identität des Betrachters
• Drucken deaktivieren
• Downloads deaktivieren
• Audit-Protokolle, die jeden Aufruf, Download und jede Suche aufzeichnen

Häufig gestellte Fragen

Verwandte Anleitungen

• Unterstützte Dateitypen in Papermark
• So laden Sie Ihr Dokument in Papermark hoch
• So fügen Sie Dokumente zu Ihrem Datenraum hinzu
• So legen Sie granulare Dateiberechtigungen fest
• Audit-Protokolle

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