Cómo enviar hojas de cálculo de Google por correo electrónico (Guía 2025)

Compartir hojas de cálculo por correo electrónico es una necesidad común en los negocios, pero muchos usuarios tienen dudas sobre la mejor manera de compartir hojas de Google. Esta guía te mostrará dos métodos sencillos para enviar hojas de cálculo de Google por correo electrónico y los comparará con las funciones de compartición segura de documentos de Papermark.

Dos métodos para enviar hojas de cálculo de Google por correo electrónico

Método 1: Crear y compartir un enlace

1. Abre tu hoja de cálculo de Google:

   • Ve a sheets.google.com
   • Abre la hoja de cálculo que quieres compartir
   • Asegúrate de haber iniciado sesión en tu cuenta de Google

2. Crea un enlace compartible:

   • Haz clic en el botón "Compartir" en la esquina superior derecha
   • Haz clic en "Obtener enlace"
   • Elige los permisos de acceso:
     • "Restringido" (personas específicas)
     • "Cualquier persona con el enlace"

3. Establece permisos de visualización:
   • Elige el nivel de acceso:
     • Visualizador
     • Comentarista
     • Editor
   • Copia el enlace
   • Pégalo en tu correo electrónico

Método 2: Enviar directamente desde hojas de cálculo de Google

1. Accede a la función de correo electrónico:
   • Abre tu hoja de cálculo de Google
   • Haz clic en "Archivo" en el menú
   • Selecciona "Correo electrónico" → "Enviar este archivo por correo electrónico"

2. Configura los ajustes del correo electrónico:
   • Introduce las direcciones de correo electrónico de los destinatarios
   • Añade un asunto y un mensaje
   • Elige el formato del archivo:
     • Microsoft Excel (.xlsx)
   • Haz clic en "Enviar"

¿Por qué considerar Papermark para compartir hojas de cálculo?

Cuando compartes una hoja de cálculo que contiene proyecciones de ingresos, salarios de empleados u otros datos sensibles, el modo "solo visualización" rara vez es suficiente. Necesitas saber quién está mirando, qué pueden hacer con el archivo y cuándo debe terminar el acceso. Papermark convierte cualquier hoja de cálculo en un visor seguro de solo lectura que te da ese nivel de control sin obligar a los destinatarios a crear una cuenta.

Beneficios clave de usar Papermark

• Marca de agua específica para cada visualizador: Cada hoja se marca con el correo electrónico del destinatario, dirección IP y marca de tiempo, desalentando capturas de pantalla o filtraciones.
• Controles de enlace: Añade una contraseña, establece una fecha de caducidad o restringe el acceso a una lista permitida de IPs con un solo clic.
• Permisos granulares: Deshabilita descargas, impresión o reenvío mientras sigues permitiendo el acceso de visualización.
• Análisis de participación en tiempo real: Observa quién abrió tu hoja, qué pestañas vieron y cuánto tiempo pasaron en cada una.
• Experiencia personalizada con tu marca: Comparte desde tu propio dominio y logo para una apariencia profesional.
• Bloqueo de versiones: Los destinatarios siempre ven la última versión—no más envíos de archivos actualizados por correo.

¿Quieres añadir marcas de agua directamente en Google Sheets? Consulta nuestra guía paso a paso sobre cómo añadir una marca de agua en Google Sheets.

Google Sheets vs Papermark para compartir hojas de cálculo

Prueba Papermark para compartir hojas de cálculo de forma segura

Mejores prácticas para compartir hojas de cálculo

1. Elige el método adecuado para compartir:

   • Usa el correo electrónico directo para compartir una sola vez
   • Usa el compartir por enlace para colaboración continua
   • Usa Papermark para datos financieros sensibles

2. Establece permisos apropiados:

   • Restringe el acceso de edición al compartir versiones finales
   • Usa el modo de solo lectura para datos sensibles
   • Considera el acceso por tiempo limitado para compartir temporalmente

3. Mantén la seguridad:

   • Verifica siempre las direcciones de correo electrónico de los destinatarios
   • Comprueba dos veces los permisos de compartición
   • Usa protección con contraseña cuando esté disponible
   • Considera usar Papermark para datos confidenciales

Conclusión

Aunque Google Sheets proporciona opciones convenientes para compartir hojas de cálculo por correo electrónico, las empresas que manejan datos sensibles deberían considerar alternativas más seguras. Papermark ofrece seguridad mejorada, seguimiento y características de presentación profesional que lo hacen ideal para compartir documentos financieros y hojas de cálculo sensibles.

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