Cómo compartir carpetas de OneDrive con usuarios externos
OneDrive es la solución de almacenamiento en la nube de Microsoft, utilizada por más de 250 millones de usuarios en todo el mundo para compartir documentos y colaborar. Cuando se trabaja con socios externos, clientes o partes interesadas, saber cómo compartir correctamente las carpetas de OneDrive es esencial para permitir una colaboración efectiva.
Cómo compartir carpetas de OneDrive con usuarios externos
Esta guía completa te mostrará las funciones de compartir carpetas de OneDrive y te presentará opciones de protección avanzadas con Papermark para cuando necesites seguridad mejorada para documentos sensibles compartidos con usuarios externos.
Paso 1: Accede a tu cuenta de OneDrive
Antes de poder compartir carpetas, asegúrate de tener el acceso adecuado a OneDrive:
- Ve a onedrive.live.com
- Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft
- Verifica que tienes los permisos necesarios para compartir carpetas
- Asegúrate de que tu organización permite compartir con externos
Paso 2: Organiza la estructura de carpetas
Una organización adecuada es crucial cuando se comparten carpetas con usuarios externos:
- Crea una carpeta dedicada para compartir con externos
- Organiza los documentos en subcarpetas lógicas
- Utiliza nombres de carpetas claros y descriptivos
- Elimina cualquier archivo sensible que no deba compartirse
- Asegúrate de que todos los documentos estén correctamente formateados y listos para revisión externa
Para una guía detallada sobre cómo organizar documentos, consulta nuestra guía sobre cómo compartir documentos en OneDrive.
Paso 3: Configura los permisos para compartir carpetas
Configura los ajustes de compartir apropiados para tu carpeta:
- Haz clic derecho en la carpeta que quieres compartir
- Selecciona "Compartir" del menú contextual
- Elige el método de compartir:
- Personas específicas: Introduce direcciones de correo electrónico de usuarios externos
- Copiar enlace: Crea un enlace compartible para un acceso más amplio
Paso 4: Configurar niveles de acceso para usuarios externos
Establece niveles de permiso apropiados para usuarios externos:
Para acceso de solo lectura (recomendado para la mayoría de comparticiones externas):
- Selecciona el permiso "Puede ver"
- Los usuarios externos pueden ver y descargar archivos
- No pueden editar, eliminar o compartir la carpeta
Para trabajo colaborativo:
- Elige el permiso "Puede editar" (usar con precaución)
- Los usuarios externos pueden modificar archivos y añadir nuevo contenido
- También pueden compartir la carpeta con otros
Para revisión y comentarios:
- Selecciona el permiso "Puede revisar"
- Los usuarios externos pueden añadir comentarios y sugerencias
- No pueden hacer ediciones directas a los archivos
Paso 5: Crear y personalizar enlaces de compartición
Para compartir de forma más amplia sin direcciones de correo específicas:
- Haz clic derecho en la carpeta
- Selecciona "Compartir" y elige "Copiar enlace"
- Haz clic en "Configuración de enlace" para configurar opciones de seguridad
- Elige entre estos niveles de acceso:
- Cualquiera con el enlace: El más permisivo (usar con precaución)
- Personas en tu organización: Solo usuarios internos
- Personas con acceso existente: Solo aquellos que ya tienen acceso concedido
- Personas que elijas: Solo individuos específicos
Paso 6: Configurar medidas de seguridad adicionales
Configura ajustes de seguridad avanzados para compartición externa:
- Haz clic en "Configuración de enlace" después de crear el enlace
- Configura estas opciones de seguridad:
- Establecer fecha de vencimiento: Revoca automáticamente el acceso después de un tiempo específico
- Requerir contraseña: Añade una capa extra de seguridad
- Bloquear descargas: Evita que los usuarios externos descarguen archivos
- Permitir edición: Controla si los usuarios externos pueden modificar archivos
Paso 7: Enviar invitaciones a usuarios externos
Comparte la carpeta con usuarios externos:
- Introduce las direcciones de correo electrónico de los destinatarios externos
- Añade un mensaje personal explicando el propósito de la carpeta compartida
- Haz clic en "Enviar" para entregar la invitación
- Los usuarios externos recibirán un correo electrónico con instrucciones de acceso
Paso 8: Supervisar y gestionar el acceso externo
Realiza seguimiento y controla el acceso de usuarios externos:
- Haz clic derecho en la carpeta compartida
- Selecciona "Administrar acceso" para ver los permisos actuales
- Revisa quién tiene acceso y sus niveles de permiso
- Modifica o revoca el acceso según sea necesario
- Supervisa la actividad de la carpeta a través de los análisis básicos de OneDrive
Limitaciones importantes del uso compartido de carpetas en OneDrive
Aunque OneDrive proporciona funcionalidad básica para compartir carpetas, tiene varias limitaciones de seguridad cuando se trabaja con usuarios externos:
Seguimiento limitado de usuarios externos
Los análisis de OneDrive están diseñados principalmente para usuarios internos. Al compartir carpetas con usuarios externos, tienes visibilidad limitada sobre:
- Quién accedió realmente a la carpeta
- Cuánto tiempo dedicaron a revisar documentos
- Qué archivos específicos visualizaron
- Cuándo descargaron contenido
Para un seguimiento completo del compromiso de usuarios externos, considera usar las funciones avanzadas de análisis de Papermark.
Controles de seguridad básicos
Las características de seguridad de OneDrive para compartir externamente son limitadas:
- Sin marcas de agua dinámicas para identificar a los visualizadores individuales
- Capacidad limitada para prevenir capturas de pantalla o reenvíos
- Protección básica con contraseña sin capas adicionales de autenticación
- Sin restricciones de dirección IP para acceso externo
Limitaciones del registro de auditoría
Las capacidades de auditoría de OneDrive para usuarios externos son restringidas:
- Registros de actividad básicos solo disponibles para cuentas de Microsoft 365 Business
- Capacidades limitadas de exportación para informes de cumplimiento
- Sin seguimiento detallado del compromiso a nivel de página
- Información mínima sobre el comportamiento de usuarios externos
Para un análisis completo de las características de seguridad de OneDrive, consulta nuestra guía detallada sobre ¿es OneDrive seguro?.
Seguridad mejorada con Papermark para compartir carpetas externas
Cuando compartes carpetas sensibles con usuarios externos, las funciones básicas de OneDrive pueden no proporcionar suficiente protección. Papermark ofrece características de seguridad avanzadas diseñadas específicamente para compartir documentos externos:
Gestión avanzada de usuarios externos
Papermark proporciona un control integral sobre el acceso de usuarios externos:
- Verificación por correo electrónico para todos los usuarios externos
- Listas personalizadas de permitidos/bloqueados para mayor seguridad
- Múltiples capas de autenticación
- Seguimiento detallado de la actividad del usuario
Marcas de agua dinámicas para usuarios externos
A diferencia de OneDrive, Papermark añade automáticamente marcas de agua específicas para cada visualizador:
- Cada usuario externo recibe una marca de agua única con su información
- Disuade el uso compartido no autorizado y las capturas de pantalla
- Proporciona un claro rastro de auditoría del acceso a documentos
- Funciona con todos los tipos de documentos
Análisis externos completos
Papermark ofrece información detallada sobre la interacción de usuarios externos:
- Seguimiento en tiempo real de la actividad de usuarios externos
- Análisis de interacción página por página
- Datos geográficos de los visualizadores externos
- Seguimiento de descargas y análisis del tiempo empleado
Comparación de seguridad: OneDrive vs Papermark para compartir externamente
| Característica de seguridad | OneDrive | Papermark |
|---|---|---|
| Seguimiento de usuarios externos | Limitado a registros básicos de acceso | Análisis completos en tiempo real |
| Marcas de agua | ❌ | Marcas de agua dinámicas específicas para cada visualizador |
| Seguridad de enlaces | Contraseña básica y caducidad | Protección avanzada con restricciones de IP |
| Análisis a nivel de página | ❌ | Seguimiento detallado de interacción |
| Autenticación externa | Requiere cuenta de Microsoft | Múltiples opciones de autenticación |
| Registro de auditoría | Registros básicos (solo cuentas Business) | Registros de auditoría completos con exportaciones |
Mejores prácticas para compartir carpetas de OneDrive con usuarios externos
1. Utiliza invitaciones específicas cuando sea posible
En lugar de crear enlaces abiertos, invita a usuarios externos específicos por dirección de correo electrónico. Esto proporciona mejor control y seguimiento de quién tiene acceso a tus carpetas.
2. Establece fechas de vencimiento apropiadas
Siempre establece fechas de vencimiento para las carpetas compartidas, especialmente cuando compartes información sensible. Esto asegura que el acceso se revoque automáticamente después del período previsto.
3. Revisa y actualiza los permisos regularmente
Verifica periódicamente quién tiene acceso a tus carpetas compartidas y elimina el acceso para usuarios que ya no lo necesitan.
4. Utiliza nombres de carpetas descriptivos
Crea nombres de carpetas claros y profesionales que los usuarios externos puedan entender. Evita nombres genéricos como "Documentos" o "Archivos".
5. Incluye un archivo README
Añade un documento que explique el contenido de la carpeta, su propósito y cualquier instrucción para usuarios externos.
6. Supervisa la actividad de la carpeta
Revisa regularmente los registros de actividad para asegurar que la carpeta se está utilizando según lo previsto y para identificar posibles problemas de seguridad.
Conclusión
OneDrive proporciona una base sólida para compartir carpetas con usuarios externos, ofreciendo características básicas de seguridad y herramientas de colaboración sencillas. Sin embargo, las organizaciones que manejan información sensible a menudo requieren medidas de seguridad adicionales, especialmente cuando trabajan con colaboradores externos.
Papermark complementa OneDrive añadiendo características avanzadas de seguridad, análisis detallados y gestión integral de usuarios externos. Ya sea que estés compartiendo documentos comerciales confidenciales, contratos legales o materiales para inversores, elegir las características de seguridad adecuadas es crucial para proteger tu información mientras mantienes una colaboración efectiva.
Para organizaciones que requieren seguridad mejorada y seguimiento detallado del compromiso de usuarios externos, Papermark ofrece una solución robusta que aborda las limitaciones de las funciones básicas de compartir de OneDrive.