¿Cómo crear una sala de datos en Papermark?
Una sala de datos es un repositorio en línea seguro donde puedes almacenar, organizar y compartir documentos confidenciales con las partes interesadas mediante un único enlace. Papermark lleva las salas de datos más allá con análisis integrados página por página, marcas de agua dinámicas, permisos granulares, conversaciones de preguntas y respuestas y personalización de marca completa — todo mientras te ofrece la opción de alojar en tu propia infraestructura.
Lista completa de características de la Sala de Datos de Papermark
Paso 1: Crea una prueba de sala de datos en el registro
Puedes configurar una prueba gratuita de 7 días para la sala de datos durante el registro
Paso 2: Sube y organiza documentos en carpetas
Sube los documentos que quieres incluir en tu sala de datos. También puedes organizar documentos existentes en esta carpeta.
Paso 3: Personaliza la marca de tu sala de datos
- Logo
- Banner
- Color de marca
- Tarjetas personalizadas para redes sociales
- Dominio personalizado
- Favicon
- Meta etiquetas
Aprende más sobre personalización de la Sala de Datos
¿Añadir dominio personalizado al enlace de la Sala de Datos?
Paso 4: Asegura tu sala de datos
Proteger documentos sensibles es crucial cuando compartes información empresarial. Papermark ofrece robustas funciones de seguridad para garantizar que tu sala de datos permanezca accesible solo para los espectadores previstos.
Configuraciones básicas de seguridad:
- Requerir email para ver: Obliga a los espectadores a proporcionar su email antes de acceder a tu sala de datos
- Verificación de email: Añade una capa extra de seguridad requiriendo verificación de email
- Protección con contraseña: Establece una contraseña que debe introducirse antes de ver los documentos
- Fecha de caducidad: Establece una fecha de caducidad automática para el enlace de tu sala de datos
- Listas de permitidos/bloqueados: Especifica exactamente quién puede y quién no puede acceder a tus documentos
- Requisitos de NDA: Requiere que los espectadores firmen un acuerdo de confidencialidad antes del acceso
- Marcas de agua: Aplica marcas de agua personalizadas para proteger tus documentos de comparticiones no autorizadas
- Protección contra capturas de pantalla: Evita que los espectadores tomen capturas de pantalla de información sensible
Aprende más sobre configuración de seguridad de enlaces
Permisos granulares para seguridad avanzada
Para seguridad de nivel empresarial, Papermark ofrece permisos granulares que te permiten controlar exactamente a qué puede acceder cada usuario o grupo dentro de tu sala de datos.
Con permisos granulares, puedes:
- Crear grupos de usuarios con derechos de acceso específicos
- Controlar permisos de visualización y descarga a nivel de carpeta y archivo
- Compartir enlaces de grupo específicos con permisos personalizados
- Anular permisos a nivel de carpeta para archivos individuales
Aprende más sobre los permisos granulares
Paso 5: Compartir acceso a tu sala de datos
Una vez que tu sala de datos esté configurada y personalizada con tu marca, estás listo para compartirla. Genera un enlace compartible y distribúyelo a tu audiencia prevista.
- Comparte con un grupo de personas, usando un enlace de grupo y permisos granulares
- Comparte con colaboradores para subir documentos
- Comparte con visualizadores individuales
Paso 6: Seguimiento de actividad en tu Sala de Datos
Con tu sala de datos activa, puedes seguir cómo los usuarios interactúan con los documentos. Las analíticas de Papermark te mostrarán quién está accediendo a la sala de datos y qué documentos están recibiendo más atención.
Realiza seguimiento de análisis completos que incluyen:
- Número de visitas a tu sala de datos
- Tiempo total dedicado por cada visualizador
- Análisis por usuario para ver el compromiso individual
- Análisis por documento para entender qué archivos son más importantes
- Información página por página para un compromiso detallado con el documento
- Datos geográficos para ver dónde están ubicados tus visualizadores
- Datos de sesión incluyendo actividad de descarga e información del dispositivo
Aprende más sobre análisis de documentos
Sala de Datos autogestionada
Si estás buscando autogestionar tu sala de datos para hacerla más segura.
Ventajas de usar una sala de datos en Papermark
- Compartir con un solo enlace: En lugar de compartir documentos individuales, comparte un único enlace a la sala de datos que contiene todos los materiales relevantes.
- Seguridad mejorada: Mantén la información sensible segura con acceso controlado, asegurando que solo los ojos adecuados vean tus documentos.
- Presentación profesional: Una sala de datos con tu marca causa una fuerte impresión en las partes interesadas, mostrando tu profesionalismo.
Conclusión
Con Papermark puedes crear una sala de datos y compartir documentos de forma segura mediante un enlace personalizado.
-
Marca blanca completa — Elimina toda la marca de Papermark, utiliza tu propio dominio personalizado, logotipo, colores y favicon para una experiencia completamente personalizada.
-
Múltiples equipos — Gestiona salas de datos separadas en diferentes equipos dentro de una única cuenta de Papermark, cada una con sus propios miembros y permisos.
Paso 6: Comparte el acceso a tu sala de datos
Una vez configurada tu sala de datos, genera un enlace compartible y distribúyelo a tu audiencia. Papermark admite múltiples métodos para compartir:
Comparte con grupos — crea enlaces de grupo con permisos específicos para que diferentes partes interesadas vean solo lo que les resulta relevante. Por ejemplo, los inversores ven información financiera, los asesores legales ven contratos y los revisores técnicos ven documentación del producto.
Comparte con colaboradores — invita a miembros del equipo que puedan cargar y gestionar documentos junto a ti.
Comparte con visualizadores individuales — envía un único enlace a una persona específica con configuraciones de acceso personalizadas.
Cada enlace puede tener su propia configuración de seguridad, fecha de vencimiento y configuración de permisos, dándote control total sobre cada punto de acceso.
También puedes invitar visitantes a tu sala de datos por correo electrónico directamente desde Papermark: los destinatarios reciben una invitación personalizada con un enlace directo y un mensaje personal opcional. Para una guía completa de todas las opciones para compartir, consulta Cómo compartir tu sala de datos.
Paso 7: Rastrea la actividad y accede al registro de auditoría
Con tu sala de datos en funcionamiento, las analíticas integradas de Papermark te muestran exactamente cómo interactúan los visualizadores con tus documentos. No se necesitan herramientas de terceros.
Rastrea datos completos de interacción incluyendo el número de visitas a tu sala de datos, tiempo total dedicado por cada visualizador, analíticas por usuario para ver patrones de interacción individuales, analíticas por documento para comprender qué archivos importan más, información página por página para una interacción detallada con los documentos, datos geográficos que muestran dónde se encuentran tus visualizadores, y datos de sesión incluyendo actividad de descarga e información del dispositivo.
Las notificaciones en tiempo real te alertan en el momento en que alguien abre tu data room, para que puedas hacer seguimiento en el momento adecuado.
Descubre más sobre analíticas de documentos y analíticas página por página
Añade una página de introducción (opcional)
Una vez que tu data room esté activo, puedes añadir una página de bienvenida que los visitantes verán al acceder por primera vez. La página de introducción ayuda a establecer contexto, explicar qué hay dentro y puede incluir vídeos de YouTube integrados para tutoriales.
Abre tu data room, navega a Configuración → Introducción y activa "Mostrar introducción en la primera visita". El editor de texto enriquecido admite encabezados, listas, imágenes e incrustación de vídeos. Papermark puede generar automáticamente una plantilla basada en tu estructura de carpetas para ayudarte a comenzar.
Descubre más sobre páginas de introducción
¿Por qué usar Papermark para tu data room?
Código abierto y transparente — El código fuente de Papermark está disponible públicamente, así que sabes exactamente cómo se manejan tus documentos. Sin cajas negras.
Creado para operaciones — desde recaudación de fondos y fusiones y adquisiciones hasta informes para LP y portales de clientes, Papermark está diseñado específicamente para compartir documentos de alto nivel donde la seguridad y las analíticas importan.
Seguridad de nivel empresarial — marcas de agua dinámicas, controles de NDA, verificación por correo electrónico, protección contra capturas de pantalla, permisos granulares y registros de auditoría completos mantienen tus documentos seguros.
Analíticas en tiempo real — datos de interacción página por página, identificación de visitantes y notificaciones instantáneas te brindan información práctica para impulsar tus operaciones.
Marca blanca completa — dominios personalizados, personalización de marca y eliminación de insignias "Powered by" crean una experiencia fluida bajo tu propia marca.
Alojamiento flexible — usa el SaaS gestionado, trae tu propio almacenamiento o autoaloja completamente en tu propia infraestructura.
Conclusión
Con Papermark puedes crear un data room seguro y de marca, y compartir documentos a través de un único enlace, con control total sobre quién ve qué y análisis en tiempo real del engagement. Ya sea que uses la plataforma alojada o la auto-alojes en tu propia infraestructura, obtienes una solución de data room de nivel empresarial construida sobre la transparencia del código abierto.