¿Cómo recibir notificaciones cuando los visitantes suben archivos a tu sala de datos?

Cuando activas las solicitudes de archivos en tu sala de datos, los visitantes pueden subir documentos de vuelta. Las notificaciones de carga te aseguran saber en el momento en que llegan nuevos archivos, sin necesidad de revisar la sala de datos manualmente.

Las notificaciones de carga están disponibles en el plan Data Rooms y superiores. Funcionan junto con las solicitudes de archivos, que deben estar habilitadas en el enlace.

Qué obtienes

Una vez activadas las notificaciones de carga, Papermark te envía un correo electrónico cada vez que un visitante sube un documento a través de un enlace de solicitud de archivos. La notificación incluye:

• Nombre y correo electrónico del visitante (si se han registrado)
• Nombre y tipo de archivo
• Carpeta donde se subió el archivo
• Hora de carga
• Un enlace directo para ver el documento subido en Papermark

Si un visitante sube varios archivos en rápida sucesión, las notificaciones se agrupan en un solo correo electrónico para que tu bandeja de entrada no se llene de una alerta por cada archivo.

Configuración paso a paso

Paso 1: Activa las solicitudes de archivos en tu sala de datos

Las notificaciones de carga solo se activan cuando un enlace permite a los visitantes subir archivos. Si aún no lo has hecho, sigue los pasos de cómo habilitar las solicitudes de archivos en tu sala de datos.

Paso 2: Activa las notificaciones de carga

1. Inicia sesión en Papermark.
2. Abre la sala de datos y ve a la pestaña Enlaces.
3. Abre la configuración del enlace de solicitud de archivos.
4. Encuentra Notificaciones de carga y actívala.
5. Guarda el enlace.

Cada archivo que un visitante suba a través de este enlace a partir de ahora enviará una notificación por correo electrónico a los administradores de tu sala de datos.

Paso 3: Elige quién recibe el correo electrónico

De forma predeterminada, todos los administradores de la sala de datos reciben notificaciones de carga. Puedes ajustar quién las recibe por enlace o por sala de datos desde la configuración de notificaciones del enlace, de la misma manera que controlas las notificaciones de visualización.

Activar notificaciones de carga

Cómo funciona el agrupamiento inteligente

Si un visitante sube varios archivos en un período corto de tiempo (normalmente unos pocos minutos), Papermark los agrupa en un único correo electrónico. El correo lista todos los archivos, para que puedas revisar el lote completo de una vez.

Esto significa:

• Las cargas masivas de 20 documentos generan un solo correo, no 20
• Aún puedes ver el nombre de cada archivo en la notificación
• El enlace a la sala de datos te lleva directamente a las nuevas cargas

Si las cargas se distribuyen a lo largo de un período más prolongado, recibirás correos electrónicos por separado a medida que se produzcan.

Casos de uso

• Listas de verificación de diligencia debida: recibe una notificación en el momento en que un comprador sube los documentos solicitados para que puedas revisarlos y hacer un seguimiento de inmediato.
• Informes para inversores: realiza un seguimiento de cuándo las empresas del portafolio suben sus informes trimestrales.
• Incorporación de personal: sabe cuándo un nuevo empleado sube sus contratos firmados y documentos de identificación.
• Adquisiciones con proveedores: conoce el momento en que un proveedor sube documentación de cumplimiento, cuestionarios de seguridad o propuestas.

Preguntas frecuentes

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