¿Cómo recibir notificaciones cuando los visitantes suben archivos a tu sala de datos?

Cuando activas las solicitudes de archivos en tu sala de datos, los visitantes pueden subir documentos de vuelta. Las notificaciones de carga te aseguran saber en el momento en que llegan nuevos archivos, sin necesidad de revisar la sala de datos manualmente.

Las notificaciones de carga están disponibles en el plan Data Rooms y superiores. Funcionan junto con las solicitudes de archivos, que deben estar habilitadas en el enlace.

Qué obtienes

Una vez activadas las notificaciones de carga, Papermark te envía un correo electrónico cada vez que un visitante sube un documento a través de un enlace de solicitud de archivos. La notificación incluye:

• Nombre y correo electrónico del visitante (si se han registrado)
• Nombre y tipo de archivo
• Carpeta donde se subió el archivo
• Hora de carga
• Un enlace directo para ver el documento subido en Papermark

Si un visitante sube varios archivos en rápida sucesión, las notificaciones se agrupan en un solo correo electrónico para que tu bandeja de entrada no se llene de una alerta por cada archivo.

Configuración paso a paso

Paso 1: Activa las solicitudes de archivos en tu sala de datos

Las notificaciones de carga solo se activan cuando un enlace permite a los visitantes subir archivos. Si aún no lo has hecho, sigue los pasos de cómo habilitar las solicitudes de archivos en tu sala de datos.

Paso 2: Activa las notificaciones de carga

1. Inicia sesión en Papermark.
2. Abre tu sala de datos.
3. En la barra lateral izquierda, ve a Configuración y luego abre la pestaña Notificaciones.

4. Activa una de las dos opciones de notificación de carga.

A partir de ahora, cada archivo subido por un visitante a través de un enlace de solicitud de archivos activará un correo electrónico de notificación para los administradores de tu sala de datos.

Paso 3: Elige quién recibe el correo electrónico

De forma predeterminada, todos los administradores de la sala de datos reciben notificaciones de carga. Puedes ajustar quién las recibe por enlace o por sala de datos desde la configuración de notificaciones del enlace, de la misma manera que controlas las notificaciones de visualización.

Activar notificaciones de carga

Cómo funciona el agrupamiento inteligente

Si un visitante sube varios archivos en un corto período de tiempo (normalmente unos pocos minutos), Papermark los agrupa en un solo correo electrónico. El correo enumera todos los archivos, para que puedas revisar el lote completo de una vez.

Esto significa:

• Las cargas masivas de 20 documentos generan un solo correo, no 20
• Sigues viendo el nombre de cada archivo en la notificación
• El enlace a la sala de datos te lleva directamente a las nuevas cargas

Si las cargas se realizan a lo largo de un período más prolongado, recibirás correos electrónicos por separado a medida que ocurran.

Casos de uso

• Listas de verificación de due diligence: recibe una notificación en el momento en que un comprador sube los documentos solicitados para que puedas revisarlos y hacer seguimiento de inmediato.
• Informes para inversores: realiza un seguimiento de cuándo las empresas del portafolio suben sus informes trimestrales.
• Incorporación de personal (HR): sé notificado cuando un nuevo empleado suba sus contratos firmados y documentos de identificación.
• Adquisiciones con proveedores: ve en el momento en que un proveedor sube documentación de cumplimiento, cuestionarios de seguridad o propuestas.

Preguntas frecuentes

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