¿Cómo congelar una sala de datos en Papermark?

Cuando un acuerdo se cierra y una sala de datos ya no es necesaria, puedes congelarla. Congelar cierra permanentemente una sala de datos para todos los visitantes y genera un archivo a prueba de manipulaciones de su contenido (documentos, registros de auditoría y preguntas y respuestas) que puedes conservar como registro del proceso.

Congelar una sala de datos es irreversible. Una vez congelada, la sala de datos no puede volver a abrirse para los visitantes. Úsalo cuando tu sala de datos esté completa y quieras bloquear su estado.

La función de congelación está disponible en el plan Data Rooms Plus y superiores.

Qué ocurre cuando congelas una sala de datos

Cuando confirmas la congelación, Papermark:

• Revocará permanentemente el acceso de todos los visitantes a la sala de datos
• Archivará todos los enlaces existentes (ya no funcionarán para los visitantes)
• Generará un archivo descargable con todos los documentos, el registro de auditoría completo y todos los datos de preguntas y respuestas
• Calculará un hash de integridad SHA-256 para que puedas verificar que el archivo no ha sido alterado

El archivo contiene cuatro ficheros:

• documents.zip – todos los documentos de la sala de datos
• audit-log.csv – el registro completo de actividad de visitantes y administradores
• qa-pairs.csv – todas las conversaciones de preguntas y respuestas
• MANIFEST.sha256 – el manifiesto de integridad

Paso 1: Abre la Zona de Peligro

1. Inicia sesión en tu cuenta de Papermark y abre la sala de datos que deseas congelar.
2. Haz clic en Configuración en la navegación de la sala de datos.
3. Abre la pestaña Zona de Peligro. Verás dos tarjetas: "Congelar sala de datos" y "Eliminar sala de datos".

Paso 2: Iniciar el proceso de congelación

1. En la tarjeta "Congelar Sala de Datos", revisa las advertencias:
   • El acceso de todos los visualizadores será revocado permanentemente
   • Todos los enlaces existentes serán archivados
   • Se generará un archivo descargable con todos los documentos, registros de auditoría y datos de preguntas y respuestas
2. Haz clic en Congelar Sala de Datos.

Si no ves el botón Congelar Sala de Datos y en su lugar aparece "Actualiza para congelar", tu equipo está en un plan inferior — actualiza a Data Rooms Plus para desbloquear esta función.

Paso 3: Confirmar con la frase de seguridad

Para protegerte contra congelaciones accidentales, Papermark requiere una confirmación escrita:

1. En el diálogo, escribe exactamente confirm freeze dataroom en el campo de verificación.
2. Haz clic en Enviar código de verificación.

Paso 4: Introduce el código de verificación por correo electrónico

Para mayor seguridad, Papermark envía un código de 6 dígitos a la dirección de correo electrónico de tu cuenta:

1. Revisa tu bandeja de entrada para encontrar el correo de verificación.
2. Introduce el código de 6 dígitos en el diálogo.
3. Haz clic en Confirmar congelación de la sala de datos.

Si no recibes el código, haz clic en "Reenviar" para enviar uno nuevo.

Paso 5: Esperar a que se genere el archivo

Tras la confirmación, la sala de datos se cierra de inmediato y Papermark comienza a generar el archivo de congelación. Se muestra una barra de progreso mientras el archivo se está preparando. Puedes salir de la página: el archivo continuará generándose en segundo plano.

Después de congelar: descarga del archivo

Una vez que el archivo esté listo, vuelve a Configuración → Zona de Peligro. La tarjeta ahora muestra:

• La fecha y hora en que se congeló el data room, y qué miembro del equipo lo activó
• Un botón Descargar Archivo Congelado
• El hash de integridad SHA-256 del archivo

Haz clic en Descargar Archivo Congelado para descargar el archivo zip.

Verificación de la integridad del archivo

Puedes verificar localmente que el archivo no ha sido manipulado ejecutando:

• macOS / Linux: shasum -a 256 <file>
• Windows: certutil -hashfile <file> SHA256

El hash resultante debe coincidir con el valor SHA-256 que se muestra en la Zona de Peligro de tu data room.

Cuándo congelar frente a eliminar un data room

• Congela el data room cuando el acuerdo esté completado y desees conservar un registro permanente y verificable de su contenido y actividad.
• Elimina el data room cuando ya no necesites ningún registro del mismo y quieras eliminarlo por completo.
• Si solo deseas revocar el acceso temporalmente, utiliza la expiración de enlace en su lugar.

Nota: "Congelar el data room" es diferente a pausar o cancelar tu plan completo de Papermark. Si deseas detener la facturación en toda tu cuenta, consulta cómo pausar tu plan, cómo cancelar tu plan o la guía de gestión del plan.

Buenas prácticas

• Informa a tu equipo y a cualquier parte externa antes de congelar el data room: el acceso de los visitantes se revoca de inmediato.
• Descarga el archivo congelado y guárdalo en tu almacenamiento seguro a largo plazo (p. ej., un repositorio de cumplimiento normativo).
• Conserva el hash SHA-256 junto al archivo para que la integridad pueda verificarse de nuevo en cualquier momento.
• Para acuerdos en curso, congela cada data room completado al cerrarlo para que tu cuenta permanezca organizada.

Gestiona tus data rooms

Si tienes preguntas sobre cómo congelar un data room o necesitas ayuda para recuperar un archivo congelado, contacta con nuestro equipo de soporte.