Cómo cifrar un archivo de Excel en 2026

Compartir una hoja de cálculo financiera o base de datos de clientes como archivo de Excel sin cifrado es como dejar la puerta de tu oficina abierta: cualquiera que obtenga acceso puede ver y modificar tus datos sensibles. El cifrado de Excel protege tus hojas de cálculo al requerir una contraseña para abrirlas, evitando el acceso no autorizado incluso si el archivo se comparte, se pierde o es robado.

El cifrado de Excel transforma tu hoja de cálculo en código ilegible que solo puede descifrarse con la contraseña correcta. Ya sea que estés protegiendo datos financieros, información de clientes o fórmulas propietarias, cifrar archivos de Excel añade una capa de seguridad crucial. Esta guía cubre múltiples métodos para cifrar archivos de Excel, desde las funciones integradas de Microsoft Office hasta soluciones seguras basadas en la nube con características de protección avanzadas.

Resumen rápido de métodos de cifrado de Excel

1. Integrado en Microsoft Excel: protección por contraseña nativa con cifrado usando las funciones de seguridad integradas de Excel
2. Cifrado de archivos comprimidos: crea archivos ZIP protegidos por contraseña que contengan libros de Excel
3. Herramientas de cifrado de terceros: usa software especializado como VeraCrypt o AxCrypt para cifrado avanzado
4. Plataformas de compartición segura: usa Papermark para compartir Excel cifrado con análisis y controles de acceso
5. Cifrado de almacenamiento en la nube: aprovecha servicios de almacenamiento en la nube cifrados con capas de seguridad adicionales

Método 1: cifrar Excel usando las funciones integradas de Microsoft Excel

Microsoft Excel proporciona opciones de cifrado integradas que ofrecen seguridad sólida sin requerir software adicional.

Guía paso a paso para cifrar archivos de Excel:

1. Abre tu libro de Excel en Microsoft Excel
2. Navega a las opciones de cifrado:
   • Haz clic en Archivo > Información
   • Haz clic en Proteger libro > Cifrar con contraseña
   • Alternativamente, ve a Archivo > Guardar como > Herramientas > Opciones generales
3. Establece la protección con contraseña:
   • Introduce una contraseña segura en el campo Contraseña para abrir (mínimo 8 caracteres, combinación de letras, números y símbolos)
   • Confirma la contraseña
   • Haz clic en Aceptar
4. Guarda el libro cifrado:
   • Haz clic en Guardar o Guardar como
   • El archivo ahora requerirá la contraseña para abrirse

Microsoft Excel utiliza cifrado AES-256 para archivos protegidos con contraseña, lo que hace extremadamente difícil que usuarios no autorizados accedan a tu hoja de cálculo sin la contraseña. Este cifrado se aplica a todo el libro, protegiendo todas las hojas de trabajo y datos dentro del archivo.

Opciones adicionales de protección de Excel:

Protección a nivel de hoja de trabajo (restringe la edición pero no la visualización):

1. Selecciona la hoja de trabajo que deseas proteger
2. Haz clic en Revisar > Proteger hoja
3. Establece permisos: Elige qué elementos pueden editar los usuarios (celdas, formato, etc.)
4. Introduce una contraseña (opcional pero recomendado)
5. Haz clic en Aceptar para aplicar la protección

Protección de estructura del libro (evita agregar/eliminar hojas de trabajo):

1. Haz clic en Revisar > Proteger libro
2. Marca "Estructura" para evitar cambios en las hojas de trabajo
3. Introduce una contraseña y confírmala
4. Haz clic en Aceptar

Nota: El cifrado integrado de Excel es robusto, pero no proporciona seguimiento de acceso ni la capacidad de revocar el acceso después de compartir. Para casos de uso empresarial, considera el método 4 para funciones adicionales.

Método 2: Cifrar Excel usando herramientas de archivo

Crear archivos ZIP protegidos con contraseña es una forma sencilla de cifrar archivos de Excel sin modificar la hoja de cálculo en sí.

Windows: crear archivos ZIP cifrados

1. Selecciona tu archivo de Excel en el Explorador de archivos
2. Haz clic derecho y selecciona Enviar a > Carpeta comprimida (en zip)
3. Haz doble clic en el archivo ZIP para abrirlo
4. Haz clic en Archivo > Agregar una contraseña (Windows 10/11)
5. Introduce una contraseña segura y confírmala
6. Haz clic en Aceptar para aplicar el cifrado

Nota: el cifrado ZIP integrado de Windows es relativamente débil. Para mayor seguridad, utiliza herramientas de terceros como 7-Zip.

Usar 7-Zip (Windows/Mac/Linux)

1. Descarga e instala 7-Zip desde 7-zip.org
2. Haz clic derecho en tu archivo de Excel (o carpeta que contenga archivos de Excel)
3. Selecciona 7-Zip > Añadir al archivo
4. Configura el cifrado:
   • Establece el formato de archivo en "7z" o "zip"
   • Introduce una contraseña segura
   • Selecciona el método de cifrado "AES-256"
   • Marca "Cifrar nombres de archivo" para seguridad adicional
5. Haz clic en Aceptar para crear el archivo cifrado

7-Zip utiliza cifrado AES-256, que es mucho más fuerte que el cifrado ZIP predeterminado de Windows. El archivo cifrado requerirá la contraseña para extraer y ver el archivo de Excel.

Mac: crear archivos ZIP cifrados

1. Selecciona tu archivo de Excel en Finder

2. Haz clic derecho y selecciona Comprimir [nombre del archivo]

3. Abre Terminal (Aplicaciones > Utilidades)

4. Navega a la ubicación del archivo ZIP:

   cd ~/Desktop
   

5. Cifra el archivo ZIP:

   zip -e encrypted_file.zip original_file.zip
   

6. Introduce y verifica una contraseña cuando se te solicite

El cifrado de archivos proporciona una capa adicional de protección, pero los destinatarios deben extraer el archivo antes de abrir el archivo de Excel. Este método es ideal para la transmisión por correo electrónico o el almacenamiento básico de archivos.

Método 3: cifrar Excel usando software de cifrado de terceros

Para necesidades avanzadas de cifrado, el software especializado proporciona características adicionales y flexibilidad más allá de las opciones integradas de Excel.

VeraCrypt (Windows/Mac/Linux)

VeraCrypt es un software de cifrado de disco gratuito y de código abierto que puede crear contenedores cifrados para archivos de Excel.

1. Descarga e instala VeraCrypt desde veracrypt.fr
2. Crea un nuevo volumen:
   • Haz clic en Crear volumen
   • Elige Crear un contenedor de archivos cifrado
   • Selecciona el tipo de volumen (estándar u oculto)
   • Elige la ubicación y el nombre para el contenedor
3. Configura los ajustes de cifrado:
   • Selecciona el algoritmo de cifrado (se recomienda AES)
   • Elige el algoritmo hash (se recomienda SHA-512)
   • Establece el tamaño del volumen (lo suficientemente grande para tus archivos de Excel)
4. Establece una contraseña segura (se recomiendan mínimo 20 caracteres)
5. Formatea el volumen y móntalo
6. Copia los archivos de Excel en el volumen montado
7. Desmonta cuando termines para asegurar los archivos

VeraCrypt proporciona cifrado de grado militar y es ideal para archivos de Excel altamente sensibles que requieren máxima seguridad.

AxCrypt (Windows/Mac)

AxCrypt proporciona cifrado de archivos simple con integración de almacenamiento en la nube.

1. Descarga e instala AxCrypt
2. Haz clic derecho en un archivo de Excel y selecciona AxCrypt > Cifrar
3. Introduce una contraseña cuando se te solicite
4. El archivo está cifrado y solo puede abrirse con AxCrypt y tu contraseña

AxCrypt es fácil de usar y se integra bien con servicios de almacenamiento en la nube, lo que lo hace conveniente para cifrar archivos de Excel almacenados en Dropbox, Google Drive o OneDrive.

Método 4: cifrar Excel usando Papermark

Papermark proporciona una forma segura de cifrar y compartir archivos de Excel con características de seguridad avanzadas más allá de la protección básica con contraseña, incluyendo análisis, controles de acceso y marcas de agua dinámicas.

Guía paso a paso para cifrar archivos de Excel con Papermark:

1. Crea tu cuenta de Papermark:

   • Visita Papermark
   • Regístrate para obtener una cuenta gratuita o inicia sesión
   • Accede a tu panel seguro

2. Sube tu archivo de Excel:

   • Haz clic en "Subir documento" o arrastra y suelta tu archivo de Excel
   • Papermark cifra automáticamente los archivos durante la carga usando cifrado AES-256
   • Compatible con archivos de Excel (.xlsx, .xls) de cualquier tamaño
   • Los archivos de Excel se convierten a PDF para una visualización segura

3. Configura el cifrado y los ajustes de seguridad:

   • Navega a la configuración del documento
   • Activa la protección con contraseña y establece una contraseña segura
   • Activa la verificación por correo electrónico para requerir confirmación de identidad del destinatario
   • Establece fechas de vencimiento de acceso para limitar la accesibilidad del archivo
   • Configura lista de permitidos/bloqueados para controlar quién puede acceder al archivo de Excel

4. Activa funciones de protección avanzadas:
   • Activa marca de agua dinámica para añadir información del destinatario a cada página
   • Activa prevención de descarga para permitir solo visualización
   • Configura protección contra capturas de pantalla para desalentar capturas no autorizadas
   • Establece permisos personalizados para diferentes destinatarios
   • Activa puerta de NDA antes del acceso para protección legal adicional

5. Comparte el archivo de Excel cifrado:
   • Genera un enlace seguro y cifrado
   • Comparte el enlace por correo electrónico o mensajería
   • Proporciona la contraseña a través de un canal separado y seguro
   • Monitorea el acceso a través del panel de análisis página por página de Papermark

Papermark utiliza cifrado AES-256 del lado del servidor combinado con controles de acceso integrales. Aunque no usa cifrado de extremo a extremo, proporciona una seguridad sólida con el beneficio adicional de análisis de documentos, seguimiento de interacción y revocación de acceso, lo que lo hace ideal para casos de uso empresarial donde necesitas rastrear quién vio tu archivo de Excel y cuándo.

Cifra y comparte archivos Excel de forma segura

Método 5: cifrar Excel usando el cifrado de almacenamiento en la nube

Muchos servicios de almacenamiento en la nube ofrecen funciones de cifrado que pueden proteger los archivos Excel almacenados en la nube.

Microsoft OneDrive

1. Sube tu archivo Excel a OneDrive
2. Haz clic derecho en el archivo y selecciona Compartir
3. Configura los permisos de uso compartido:
   • Elige quién puede acceder (personas específicas o cualquiera con el enlace)
   • Establece fecha de vencimiento (si está disponible)
   • Requiere contraseña (si está disponible en tu plan)
4. Genera un enlace seguro y compártelo

OneDrive utiliza cifrado en reposo y en tránsito, pero el nivel de protección depende de tu plan de Microsoft 365. Los planes empresariales ofrecen funciones de seguridad más avanzadas.

Google Drive

1. Sube tu archivo Excel a Google Drive
2. Haz clic derecho en el archivo y selecciona Compartir
3. Configura los ajustes de uso compartido:
   • Establece permisos de acceso (lector, comentarista, editor)
   • Restringe a personas específicas
   • Establece fecha de vencimiento (si está disponible)
4. Copia el enlace para compartir y distribúyelo

Google Drive cifra los archivos en tránsito y en reposo, pero no ofrece protección con contraseña para archivos individuales. Para mayor seguridad, combina Google Drive con cifrado de archivo (método 2) o usa una plataforma de uso compartido segura.

Consideraciones de seguridad: el cifrado de almacenamiento en la nube protege los archivos almacenados en servidores, pero no proporciona el mismo nivel de control de acceso y seguimiento que las plataformas dedicadas de uso compartido seguro. Para archivos Excel empresariales sensibles, considera usar el uso compartido seguro de archivos de Papermark para mayor protección.

Comparación: métodos de cifrado de Excel

Mejores prácticas para el cifrado de Excel

Sigue estas prácticas para maximizar la seguridad de tus archivos de Excel cifrados.

1. Usa contraseñas seguras: Crea contraseñas con al menos 16 caracteres, mezclando mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales. Evita palabras del diccionario, información personal o patrones comunes. Considera usar un gestor de contraseñas para generar y almacenar contraseñas seguras.

2. Respalda las contraseñas de forma segura: Siempre almacena las contraseñas en un lugar seguro separado de tus archivos de Excel cifrados. Usa un gestor de contraseñas o una aplicación de notas cifradas. Nunca compartas contraseñas en el mismo correo electrónico o mensaje que el enlace del archivo.

3. Elige la fortaleza de cifrado apropiada: Para datos altamente sensibles, usa cifrado AES-256. El cifrado integrado de Excel usa AES-256 por defecto, que se recomienda para datos financieros, información de clientes y fórmulas propietarias.

4. Protege las fórmulas y la estructura: Usa las funciones de protección de hojas de cálculo y libros de Excel además del cifrado de archivos. Esto evita que usuarios no autorizados vean las fórmulas o modifiquen la estructura de la hoja de cálculo incluso si obtienen acceso.

5. Verifica que el cifrado funcione: Prueba que los archivos de Excel cifrados no puedan abrirse sin la contraseña correcta antes de confiar en el cifrado para datos sensibles. Intenta abrir el archivo sin la contraseña para confirmar que la protección está activa.

6. Combina el cifrado con otras medidas de seguridad: El cifrado protege los archivos de Excel en reposo, pero también usa métodos de transmisión seguros (HTTPS, correo electrónico seguro), controles de acceso, y considera marcas de agua dinámicas para protección adicional contra el uso compartido no autorizado al usar plataformas de intercambio seguro.

Conclusión

Cifrar archivos de Excel protege tus hojas de cálculo sensibles del acceso no autorizado, ya sea que estén almacenadas localmente o compartidas en línea. Elige el cifrado integrado de Microsoft Excel para protección de archivos locales, cifrado de archivos para transmisión por correo electrónico, o Papermark para compartir Excel cifrado con análisis y controles de acceso avanzados. Para casos de uso empresarial donde necesitas rastrear el acceso y controlar el uso compartido, el intercambio seguro de archivos de Papermark proporciona cifrado más funciones de seguridad integrales para tus archivos de Excel.

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