Sala de datos de OneDrive: Resumen rápido

Microsoft OneDrive es una herramienta de almacenamiento de archivos y colaboración basada en la nube que muchas empresas utilizan para compartir documentos en general. Sin embargo, es importante entender que OneDrive no está diseñado para compartir documentos sensibles durante procesos de diligencia debida, recaudación de fondos y fusiones y adquisiciones. En este resumen, exploraremos qué ofrecen realmente las capacidades de OneDrive y cómo se comparan con soluciones modernas de salas de datos como Papermark.

Explicación de la sala de datos de OneDrive

La Sala de Datos de Microsoft OneDrive es una solución basada en la nube que proporciona un entorno básico para compartir y gestionar documentos. Está diseñada para ayudar a los equipos a organizar y compartir documentos a través de una interfaz familiar de Microsoft, aunque carece de muchas características de nivel empresarial que se encuentran en soluciones dedicadas de salas de datos.

Características principales de la sala de datos de OneDrive

Organización y gestión de documentos

OneDrive proporciona herramientas básicas para organizar documentos sensibles:

• Estructura jerárquica de carpetas para organización lógica
• Capacidades de carga masiva para gestión de documentos
• Control de versiones para seguir los cambios en documentos
• Permisos básicos de compartición
• Características limitadas de protección de documentos

La interfaz familiar de Microsoft de la plataforma facilita a los usuarios la navegación a través de documentos, mientras que las herramientas básicas de organización ayudan a mantener un enfoque estructurado para compartir documentos. Para una guía detallada sobre cómo compartir documentos en onedrive, consulta nuestra guía completa.

Seguridad y control de acceso

OneDrive ofrece características fundamentales de seguridad:

• Configuraciones básicas de permisos (Ver, Comentar, Editar)
• Autenticación de dos factores
• Compartición de enlaces con restricciones de acceso
• Monitoreo básico de actividad
• Capacidades limitadas de auditoría

Aunque OneDrive proporciona medidas básicas de seguridad, muchos usuarios se preguntan ¿es onedrive seguro para uso empresarial. La respuesta depende de tus requisitos específicos de seguridad y necesidades de cumplimiento.

Seguimiento de actividad y análisis

OneDrive proporciona información limitada sobre el uso de documentos:

• Monitoreo básico de actividad
• Análisis simple de visualizadores
• Seguimiento de descargas
• Estadísticas básicas de compartición
• Capacidades limitadas de informes

Para obtener información más detallada sobre las capacidades y limitaciones de análisis de onedrive, explora nuestra guía dedicada.

Precios y disponibilidad de la sala de datos de OneDrive

OneDrive está disponible con varios niveles de precios:

• Gratis: 5GB de almacenamiento
• Microsoft 365 Personal: $6.99/mes (1TB de almacenamiento)
• Microsoft 365 Familia: $9.99/mes (6TB de almacenamiento compartido)
• Microsoft 365 Business: $6.00/usuario/mes (1TB de almacenamiento por usuario)

Nota: Para obtener la información de precios más actualizada, visite el sitio web oficial de Microsoft 365, ya que los precios y planes pueden cambiar con el tiempo.

Sala de datos de OneDrive: limitaciones principales

Microsoft OneDrive y Google Drive no son herramientas dedicadas a compartir información confidencial. Si bien funcionan bien para la colaboración empresarial cotidiana, no satisfacen las necesidades comerciales específicas que resultan de las buenas prácticas en la realización de procedimientos como transacciones y auditorías.

La principal diferencia entre VDR y los discos en la nube populares se refiere a la seguridad de la información almacenada y las comodidades. Si bien VDR también funciona en el modelo SaaS, se distingue de las herramientas en la nube populares por las funciones avanzadas de supervisión del tráfico y características que permiten, por ejemplo, acelerar todo el procedimiento.

Las limitaciones principales incluyen:

• No hay una estructura transparente de carpetas y archivos con control de acceso en un solo clic
• Informes de actividad limitados (sin información detallada sobre quién, cuándo y por cuánto tiempo abrió los archivos)
• Sin marcas de agua integradas o herramientas de redacción
• Sin bloqueo de captura de pantalla o restricciones de descarga
• Sin antivirus integrado o funciones avanzadas de cumplimiento
• Cualquier persona con un enlace puede acceder a los archivos sin autenticación adecuada
• Sin gestor de proyecto individual o módulo de preguntas y respuestas dedicado

Tanto OneDrive como Google Drive tienen acceso al contenido de cada documento almacenado en sus servidores. Si bien esto no significa que infrinjan la privacidad, la conciencia de que los datos pueden ser procesados con fines de marketing no es ideal desde el punto de vista de las mejores prácticas de confidencialidad.

Para procesos que requieren un control especial sobre la información proporcionada, estas herramientas no cumplirán con el trabajo. Cuando se trata de información altamente confidencial como propiedad intelectual, planes estratégicos de la empresa, estados financieros o inversiones, un VDR dedicado garantiza que se utilicen las medidas de seguridad más altas.

Aunque OneDrive permite compartir carpetas de OneDrive con usuarios externos, esta funcionalidad básica de compartir carece de los controles avanzados y características de seguridad requeridas para transacciones comerciales sensibles.

¿Por qué considerar Papermark como alternativa?

Papermark ofrece una solución integral de sala de datos virtual con características avanzadas diseñadas para compartir documentos de forma segura. La plataforma incluye marcas de agua dinámicas que añaden automáticamente información del visualizador a los documentos, protección con contraseña para acceso controlado y políticas de seguridad completas.

Análisis detallado página por página

A diferencia del seguimiento básico de actividad de OneDrive, Papermark ofrece análisis completos que proporcionan información profunda sobre la interacción con los documentos:

• Duración de visualización: Rastrea exactamente cuánto tiempo pasan los visualizadores en cada página
• Seguimiento página por página: Ve qué páginas específicas reciben más atención
• Datos geográficos: Comprende desde dónde acceden tus visualizadores
• Información del dispositivo: Conoce qué dispositivos y navegadores usa tu audiencia
• Seguimiento de descargas: Monitorea cuándo se descargan los documentos
• Estado de firma de NDA: Rastrea quién ha firmado los acuerdos requeridos
• Datos de campos personalizados: Visualiza respuestas a preguntas personalizadas

Permisos de enlace avanzados y seguridad

Papermark proporciona control granular sobre el acceso a documentos a través de su configuración integral de enlaces:

• Verificación de correo electrónico: Requiere que los visualizadores verifiquen su correo electrónico antes de acceder a los documentos
• Listas de permitidos/bloqueados: Crea listas específicas de visualizadores permitidos o bloqueados
• Protección con contraseña: Añade una capa extra de seguridad con requisitos de contraseña
• Protección contra capturas de pantalla: Evita capturas de pantalla no autorizadas de tus documentos
• Requisitos de NDA: Requiere que los visualizadores firmen NDAs antes de acceder a contenido sensible
• Campos personalizados: Recopila información adicional de los visualizadores antes de que accedan a los documentos
• Recopilación de comentarios: Reúne comentarios directos de los visualizadores de documentos

Para equipos que necesitan información detallada sobre la interacción, Papermark proporciona análisis avanzados que rastrean el comportamiento del espectador, el tiempo dedicado a cada página y métricas detalladas de participación. La plataforma también ofrece:

• Salas de datos y almacenamiento ilimitados por €99/mes
• Dominios personalizados y opciones de marca blanca
• Capacidades de alojamiento propio para organizaciones con requisitos específicos de seguridad
• Flexibilidad de código abierto para personalización
• Acceso completo a API para integración con flujos de trabajo existentes
• Módulo avanzado de preguntas y respuestas para gestión de acuerdos
• Registros de auditoría detallados y funciones de cumplimiento

Prueba la sala de datos de Papermark

Comparación de características

Conclusión

Aunque Microsoft OneDrive proporciona una solución básica para compartir documentos, carece de muchas características esenciales requeridas para operaciones profesionales de salas de datos. Para organizaciones que buscan seguridad mejorada, análisis avanzados y capacidades completas de gestión de acuerdos, Papermark ofrece una alternativa robusta con características como marcas de agua dinámicas, seguimiento de participación a nivel de página y flexibilidad de código abierto.

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