Cómo gestionar las notificaciones por correo electrónico en Papermark

Papermark puede enviar dos tipos de notificaciones por correo electrónico para mantener informados a tu equipo y visitantes. Esta guía explica qué contiene cada notificación, quién la recibe y cómo habilitarlas o deshabilitarlas.

Tipos de notificaciones

• Notificaciones de visualización (miembros del equipo): Enviadas a tu equipo cuando se visualiza un documento o enlace de sala de datos. Se activan por el evento de visualización.
• Notificaciones de actualización de sala de datos (visitantes): Enviadas a visitantes verificados cuando se añaden nuevos documentos a una sala de datos (opcional por sala de datos).

Activar o desactivar notificaciones de visualización (por enlace)

Cada enlace de documento o sala de datos tiene un interruptor llamado "Recibir notificación por correo electrónico". Actívalo para recibir correos de visualización para ese enlace, o desactívalo para silenciarlos.

Pasos:

1. Abre el documento o la sala de datos
2. Desplázate hasta la sección Enlaces
3. En la tabla de enlaces, haz clic en el menú ⋯ junto al enlace y selecciona Editar

4. Desplázate hasta la sección Recibir notificación por correo electrónico y activa o desactiva el interruptor

Relacionado: Cómo desactivar las notificaciones de enlaces

Activar o desactivar notificaciones de actualización de sala de datos (por sala de datos)

Puedes notificar a los visitantes verificados cuando se añaden nuevos documentos a una sala de datos específica. Esto se controla en la configuración de la sala de datos y afecta a cambios futuros.

Pasos:

1. Abre la sala de datos → Configuración → Notificaciones

2. Activa "Notificar a los visitantes cuando se añadan nuevos documentos"

El interruptor se corresponde con enableChangeNotifications en la configuración del dataroom y está disponible en los planes Datarooms Plus o de prueba.

¿Quién recibe las notificaciones?

• Notificaciones de visualización (internas): Enviadas a los administradores y gestores del equipo propietario del contenido visualizado. También se incluye al propietario del documento. Los dominios en la lista de ignorados del equipo no activan notificaciones.
• Notificaciones de actualización del dataroom (externas): Enviadas a visitantes verificados que previamente vieron el dataroom cuando se añaden nuevos documentos y las notificaciones están habilitadas para ese dataroom.

¿Qué información se incluye en los correos electrónicos?

Notificaciones de visualización (vistas de documentos o datarooms)

Basándose en el código en /pages/api/jobs/send-notification.ts, los correos electrónicos incluyen:

• Nombre del contenido (documento o dataroom)
• Nombre del enlace (o alternativa como Link #ABCDE)
• Correo electrónico del visitante (si está disponible)
• Ubicación opcional (ciudad, región, país) en los planes Business/Enterprise

La ubicación solo se incluye cuando el plan del equipo no es Free, Starter o Pro.

Notificaciones de actualización del dataroom (nuevos documentos para visitantes)

Basándose en /lib/emails/send-dataroom-notification.ts y la plantilla DataroomNotification, los correos electrónicos incluyen:

• Asunto: "Nuevo documento disponible en [Nombre del dataroom]"
• Nombre del dataroom y nombre del documento recién añadido
• Remitente (el miembro del equipo que realizó la acción)
• Un botón para abrir el dataroom y una URL alternativa en texto plano
• Un enlace para darse de baja para el visualizador

Cancelar suscripción y preferencias

Para visitantes externos (notificaciones de actualización del dataroom)

Todos los correos electrónicos de actualización de dataroom externos incluyen un enlace para Cancelar suscripción. Los visitantes pueden darse de baja en cualquier momento usando el enlace en el pie de página (gestionado por /api/unsubscribe/dataroom).

Para miembros del equipo interno (notificaciones de visualización)

Los propietarios del equipo pueden reducir el ruido de notificaciones añadiendo dominios a la lista de Dominios ignorados para notificaciones en Configuración → General.

Pasos:

1. Abre Configuración → General
2. Busca la tarjeta Dominios ignorados para notificaciones
3. Añade dominios (uno por línea) comenzando con @ (p. ej., @company.com)
4. Haz clic en Guardar cambios

Cuando alguien de un dominio ignorado visualiza cualquier enlace, nadie en tu equipo recibirá notificaciones. Las analíticas siguen registrándose.

Consejos:

• Usa esto para el dominio de tu propia empresa para evitar spam de notificaciones internas
• Puedes pegar una lista – Papermark elimina duplicados y limpia las entradas
• ¿Necesitas recibir notificaciones de nuevo? Solo elimina el dominio y guarda

Relacionado: Desactivar notificaciones de visualización para dominios específicos

Configuración avanzada de notificaciones de visitantes

Más allá del simple interruptor de activar/desactivar, puedes ajustar con precisión qué eventos generan correos electrónicos y con qué frecuencia los recibes. Esto es útil cuando quieres recibir notificaciones sobre eventos de alto valor (descargas, interacción profunda) sin recibir un correo por cada vista casual.

Elige qué eventos generan correos electrónicos

En la configuración del enlace, expande Preferencias de notificación para seleccionar qué eventos deben enviarte un correo electrónico:

• Nuevas visitas: cualquier primera visita al enlace
• Visitas repetidas: cada vez que un visitante conocido regresa
• Descargas: cada intento de descarga (funciona con descargas masivas y descargas de carpetas)
• Visitas a páginas específicas: ciertas páginas del documento generan una alerta
• Cargas al data room: activa las notificaciones de carga para los enlaces de solicitud de archivos

Puedes elegir cualquier combinación. Por ejemplo, "solo descargas" funciona bien para enlaces de alto volumen donde los correos por cada vista serían ruido innecesario.

Elige la frecuencia de notificaciones

Para cada enlace o data room, puedes decidir con qué frecuencia llegan los correos electrónicos:

• Instantáneo: un correo por evento en el momento en que ocurre (predeterminado)
• Resumen diario: un correo resumen al día con todos los eventos
• Resumen semanal: un correo resumen a la semana

La configuración de frecuencia puede ser diferente por enlace, de modo que un enlace para inversores puede mantenerse en instantáneo mientras que un enlace de marketing de alto volumen puede agruparse en un resumen diario.

Configura preferencias por visitante o por grupo

Para los data rooms, puedes configurar notificaciones por grupo de visitantes. Recibe correos instantáneos para tu grupo prioritario (inversor principal, comprador primario) y un resumen diario para todos los demás.

Para configurar:

1. Abre el data room.
2. Haz clic en la pestaña Notificaciones.
3. Selecciona un grupo o visitante y establece la frecuencia y los tipos de eventos.
4. Guarda la configuración.

Notas y restricciones

• Las notificaciones de visualización requieren que el interruptor por enlace esté activado.
• Las notificaciones de actualización del data room requieren que el interruptor por data room esté activado y solo se envían a visitantes verificados.
• Algunas funciones de notificación dependen de tu plan (p. ej., detalles de ubicación en Business/Enterprise).
• Las opciones de frecuencia (resumen diario, semanal) están disponibles en el plan Business y superiores.