Cómo gestionar las notificaciones por correo electrónico en Papermark

Papermark puede enviar dos tipos de notificaciones por correo electrónico para mantener informados a tu equipo y visitantes. Esta guía explica qué contiene cada notificación, quién la recibe y cómo habilitarlas o deshabilitarlas.

Tipos de notificaciones

• Notificaciones de visualización (miembros del equipo): Enviadas a tu equipo cuando se visualiza un documento o enlace de sala de datos. Se activan por el evento de visualización.
• Notificaciones de actualización de sala de datos (visitantes): Enviadas a visitantes verificados cuando se añaden nuevos documentos a una sala de datos (opcional por sala de datos).

Activar o desactivar notificaciones de visualización (por enlace)

Cada enlace de documento o sala de datos tiene un interruptor llamado "Recibir notificación por correo electrónico". Actívalo para recibir correos de visualización para ese enlace, o desactívalo para silenciarlos.

Pasos:

1. Abre el documento o la sala de datos
2. Desplázate hasta la sección Enlaces
3. En la tabla de enlaces, haz clic en el menú ⋯ junto al enlace y selecciona Editar

4. Desplázate hasta la sección Recibir notificación por correo electrónico y activa o desactiva el interruptor

Relacionado: Cómo desactivar las notificaciones de enlaces

Activar o desactivar notificaciones de actualización de sala de datos (por sala de datos)

Puedes notificar a los visitantes verificados cuando se añaden nuevos documentos a una sala de datos específica. Esto se controla en la configuración de la sala de datos y afecta a cambios futuros.

Pasos:

1. Abre la sala de datos → Configuración → Notificaciones

2. Activa "Notificar a los visitantes cuando se añadan nuevos documentos"

El interruptor corresponde a enableChangeNotifications en la configuración del dataroom y está disponible en los planes Datarooms Plus o de prueba.

¿Quién recibe las notificaciones?

• Notificaciones de visualización (internas): Enviadas a los administradores y gestores del equipo propietario del contenido visualizado. También se incluye al propietario del documento. Los dominios en la lista de ignorados del equipo no activan notificaciones.
• Notificaciones de actualización del dataroom (externas): Enviadas a visitantes verificados que previamente vieron el dataroom cuando se añaden nuevos documentos y las notificaciones están habilitadas para ese dataroom.

¿Qué información se incluye en los correos electrónicos?

Notificaciones de visualización (vistas de documentos o datarooms)

Según el código en /pages/api/jobs/send-notification.ts, los correos incluyen:

• Nombre del contenido (documento o dataroom)
• Nombre del enlace (o alternativa como Link #ABCDE)
• Correo electrónico del visualizador (si está disponible)
• Ubicación opcional (ciudad, región, país) en planes Business/Enterprise

La ubicación solo se incluye cuando el plan del equipo no es Free, Starter o Pro.

Notificaciones de actualización del dataroom (nuevos documentos para visitantes)

Según /lib/emails/send-dataroom-notification.ts y la plantilla DataroomNotification, los correos incluyen:

• Asunto: "Nuevo documento disponible en [Nombre del dataroom]"
• Nombre del dataroom y nombre del documento recién añadido
• Remitente (el miembro del equipo que realizó la acción)
• Un botón para abrir el dataroom y una URL alternativa en texto plano
• Un enlace para darse de baja para el visualizador

Cancelar suscripción y preferencias

Para visitantes externos (notificaciones de actualización del dataroom)

Todos los correos externos de actualización del dataroom incluyen un enlace de Cancelar suscripción. Los visitantes pueden optar por no recibir notificaciones en cualquier momento utilizando el enlace en el pie de página (gestionado por /api/unsubscribe/dataroom).

Para miembros del equipo interno (notificaciones de visualización)

Los propietarios del equipo pueden reducir el ruido de notificaciones añadiendo dominios a la lista de Dominios ignorados para notificaciones en Configuración → General.

Pasos:

1. Abre Configuración → General
2. Encuentra la tarjeta de Dominios ignorados para notificaciones
3. Añade dominios (uno por línea) comenzando con @ (p. ej., @company.com)
4. Haz clic en Guardar cambios

Cuando alguien de un dominio ignorado visualiza cualquier enlace, nadie en tu equipo recibirá notificaciones. Las analíticas siguen registrándose.

Consejos:

• Usa esto para el dominio de tu propia empresa para evitar spam de notificaciones internas
• Puedes pegar una lista – Papermark elimina duplicados y limpia las entradas
• ¿Necesitas recibir notificaciones de nuevo? Solo elimina el dominio y guarda

Relacionado: Desactivar notificaciones de visualización para dominios específicos

Notas y limitaciones

• Las notificaciones de visualización requieren que el interruptor por enlace esté activado.
• Las notificaciones de actualización de la sala de datos requieren que el interruptor por sala de datos esté activado y solo se envían a visitantes verificados.
• Algunas funciones de notificación dependen de tu plan (p. ej., detalles de ubicación en Business/Enterprise).