¿Cómo compartir archivos .msg de Outlook con Papermark?

La correspondencia por correo electrónico suele ser la evidencia más importante en procesos de due diligence y revisiones legales. Papermark admite archivos .msg de Outlook de forma nativa, por lo que puedes compartir hilos de correo sin necesidad de convertirlos a PDF y perder metadatos como el remitente, los destinatarios y la marca de tiempo.

La compatibilidad con archivos .msg está disponible en el plan Pro y superiores.

Por qué subir archivos .msg en lugar de PDFs

Cuando conviertes un correo electrónico a PDF, conservas el contenido pero pierdes el contexto. Una carga nativa de .msg preserva:

• Remitente original, destinatarios (Para, CC, CCO) y direcciones de respuesta
• Asunto y marca de tiempo exacta
• El cuerpo completo del correo con su formato
• Metadatos de archivos adjuntos (si se hace referencia a ellos)

Para compradores en fusiones y adquisiciones, abogados que preparan procesos de descubrimiento de pruebas, o auditores que revisan registros, los metadatos suelen ser tan importantes como el cuerpo del mensaje. El formato nativo .msg los preserva todos.

Configuración paso a paso

Paso 1: Guarda el correo como .msg desde Outlook

Desde Outlook en tu equipo de escritorio:

1. Abre el correo electrónico que deseas compartir.
2. Haz clic en Archivo y luego en Guardar como.
3. Selecciona Formato de mensaje de Outlook (.msg) en el menú desplegable de formato.
4. Guárdalo en tu equipo.

Si usas Outlook en la web o en Mac, puedes arrastrar el correo desde la bandeja de entrada a tu escritorio, lo que normalmente crea un archivo .msg (o .eml).

Paso 2: Sube el archivo a Papermark

1. Inicia sesión en Papermark.
2. Haz clic en Documentos en la barra lateral.
3. Haz clic en Subir y selecciona el archivo .msg.
4. El correo electrónico se abre en el visor de Papermark con todos los metadatos conservados.

Paso 3: Compartir con los revisores

1. Haz clic en Crear enlace.
2. Configura los controles de acceso.
3. Guarda y copia el enlace.

Los revisores ven el remitente, los destinatarios, el asunto, la fecha y el cuerpo del correo, renderizados de forma limpia en su navegador, sin necesidad de Outlook.

Subir un archivo .msg

Casos de uso habituales

• Due diligence en fusiones y adquisiciones: incluye los hilos de correo clave como evidencia de contratos con clientes, acuerdos o decisiones del consejo.
• Descubrimiento legal: comparte correspondencia por correo con la parte contraria o con peritos.
• Papeles de trabajo de auditoría: proporciona a los auditores los correos originales relacionados con transacciones materiales.
• Investigaciones internas: recopila y comparte evidencia de correos con los investigadores manteniendo los metadatos intactos.
• Revisiones de cumplimiento: conserva un registro inmutable de comunicaciones para los organismos reguladores.

Añadir archivos .msg a una sala de datos

Para salas de negociación con muchos hilos de correo electrónico, organízalos dentro de una carpeta dedicada:

1. Abre tu sala de datos.
2. Crea una carpeta llamada "Correspondencia" o "Evidencia de correos".
3. Haz clic en Añadir, luego en Archivos, y selecciona los archivos .msg (se admite la carga masiva).

4. Configura los permisos para que solo los revisores adecuados puedan verlos.

Los archivos .msg se comportan como cualquier documento: aparecen en el índice de archivos, respetan los permisos granulares y se registran en analíticas.

Seguridad y protección

Los archivos .msg de Outlook heredan toda la protección estándar de Papermark:

• Verificación de correo electrónico antes de visualizar
• Protección por contraseña
• Fechas de expiración
• Marcas de agua dinámicas con la identidad del revisor
• Deshabilitar impresión
• Deshabilitar descargas
• Registros de auditoría que registran cada visualización, descarga y búsqueda

Preguntas frecuentes

Guías relacionadas

• Tipos de archivo compatibles con Papermark
• Cómo subir tu documento a Papermark
• Cómo añadir documentos a tu sala de datos
• Cómo establecer permisos de archivo detallados
• Registros de auditoría

¿Necesitas ayuda? Contacta con support@papermark.com o usa el chat dentro de la aplicación.